§ 3. 1. Do wniosku o udzielenie pozwolenia albo pozwoleń cząstkowych na przywóz lub wywóz towarów, z zastrzeżeniem ust. 4, należy dołączyć:

1) aktualne dokumenty potwierdzające prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej, jeżeli wnioskodawca jest osobą prowadzącą działalność gospodarczą;

2) zaświadczenie o nadaniu wnioskodawcy numeru identyfikacji podatkowej (NIP) albo innego numeru identyfikacyjnego używanego wobec właściwych organów kraju siedziby albo potwierdzenie, że wnioskodawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT;

3) (uchylony)

4) jeżeli wnioskodawca nie jest obywatelem polskim lub nie ma siedziby na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej albo jest osobą nieprowadzącą działalności gospodarczej - poświadczoną urzędowo, notarialnie lub przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu wnioskodawcy kopię stron paszportu, dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, na których są uwidocznione następujące dane:

a) imię lub imiona,

b) nazwisko,

c) data urodzenia,

d) numer paszportu, dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość,

e) nazwa organu, który wydał ten dokument;

5) w przypadku ustanowienia kaucji, dokument potwierdzający dokonanie wpłaty gotówkowej lub poświadczający udzielenie gwarancji.

2. Do wniosku o udzielenie pozwolenia albo pozwoleń cząstkowych na przywóz lub wywóz towaru w ramach kontyngentu, dla którego określono sposób rozdysponowania proporcjonalnie do ilości lub wartości obrotów zrealizowanych przez osobę wnioskującą, oprócz dokumentów wymienionych w ust. 1, należy dołączyć oświadczenie o wartości lub ilości towarów przywiezionych lub wywiezionych w okresie odniesienia.

3. Wzór oświadczenia, o którym mowa w ust. 2, określa załącznik nr 3 do rozporządzenia.

4. Jeżeli z wnioskiem o udzielenie pozwoleń cząstkowych występuje osoba, której udzielono pozwolenia, wymogu dołączenia dokumentów, o których mowa w ust. 1 i 2, nie stosuje się.

5. Wnioski o udzielenie pozwoleń oraz pozwoleń cząstkowych na przywóz lub wywóz towarów należy składać od dnia wejścia w życie przepisów ustanawiających środek administrowania obrotem towarami z zagranicą, chyba że przepisy te określają inne terminy.

§ 4. 1. Dokumenty, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1, 2 i 5, powinny być dołączone w oryginale lub kopii poświadczonej urzędowo, notarialnie lub przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu wnioskodawcy.

2. Do dokumentów sporządzonych w języku obcym, na żądanie organu wydającego pozwolenie, dołącza się tłumaczenie tych dokumentów na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.

§ 7. 1. Jeżeli suma wielkości określonych we wszystkich rozpatrywanych wnioskach przekracza kontyngent, organ właściwy do udzielenia pozwolenia, nie później niż na 3 dni przed upływem terminu rozpatrywania wniosków, ogłosi informację o zastosowanym współczynniku, pozwalającym ustalić wielkości, na jakie udzielono poszczególnych pozwoleń.

2. Ogłoszenie, o którym mowa w ust. 1, zamieszcza się:

1) na stronach internetowych organu właściwego do udzielenia pozwolenia;

2) w siedzibie organu właściwego do udzielenia pozwolenia;

3) w miarę możliwości - w środkach masowego przekazu.

§ 8. 1. Ewidencja udzielonych pozwoleń oraz pozwoleń cząstkowych na przywóz lub wywóz towarów jest prowadzona przez organ udzielający pozwoleń w formie księgi ewidencyjnej, oddzielnie dla każdego środka administrowania obrotem towarami z zagranicą.

2. Księgę ewidencyjną, o której mowa w ust. 1, można prowadzić w systemie elektronicznym, pod warunkiem że zawarte w niej dane znajdują potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez organ udzielający pozwoleń.

3. Wpis do księgi ewidencyjnej powinien być trwały i wyraźny, nie może być wymazywany ani w inny sposób usuwany.

4. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, powinna zawierać:

1) numer decyzji;

2) datę udzielenia pozwolenia lub pozwoleń cząstkowych;

3) kod CN i nazwę towaru;

4) numer identyfikacji podatkowej (NIP) wnioskodawcy albo inny numer identyfikacyjny używany wobec właściwych organów kraju siedziby, albo numer, pod którym jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT;

5) (uchylony)

6) imię i nazwisko oraz adres wnioskodawcy, jeżeli wnioskodawca jest osobą nieprowadzącą działalności gospodarczej;

7) nazwę i adres wnioskodawcy, jeżeli wnioskodawca jest osobą prowadzącą działalność gospodarczą;

8) numer wniosku;

9) ilość lub wartość towarów, na jaką udzielono pozwolenia lub na jaką udzielono wszystkich pozwoleń cząstkowych.