§ 7. 1. Podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani spełniać następujące warunki przy prowadzeniu ewidencji przy zastosowaniu kas:

1) dokonywać ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy;

2) sporządzać raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym oraz sporządzać raport fiskalny za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu, jak również prowadzić bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii;

3) ewidencjonować sprzedaż przy użyciu kasy rezerwowej lub zaprzestać sprzedaży, w przypadkach określonych w art. 111 ust. 3 ustawy;

4) dokonywać weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług oraz właściwego ich przyporządkowania do stawek podatku oraz niezwłocznego zgłaszania prowadzącemu serwis kas każdej nieprawidłowości w jej pracy;

5) udostępniać kasy do kontroli stanu nienaruszalności kasy i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów;

6) zgłaszać do obowiązkowego przeglądu technicznego kasy u właściwego serwisanta kas w terminach wynikających z § 16 ust. 1;

7) dokonywać wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie papierowej, jeżeli druk kopii umożliwia konstrukcja kasy i umożliwiają to przepisy rozporządzenia;

8) przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60, z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694, z późn. zm.);

9) stosować kasy wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, bez prawa ich używania przez osoby trzecie, z zastrzeżeniem ust. 7;

10) dokonywać zgłoszenia kasy w terminie 7 dni od dnia jej fiskalizacji do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy, zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia;

11) nanieść na obudowę kasy w sposób trwały numer ewidencyjny, o którym mowa w § 13;

12) dokonywać wpisów przewidzianych do wykonania przez podatnika w książce kasy, jak również umożliwiać dokonanie wpisów serwisantowi kasy;

13) przechowywać książkę kasy przez okres jej użytkowania oraz udostępniać ją na żądanie właściwych organów, a także programy, o których mowa w § 4 ust. 3 pkt 2, § 6 ust. 4 pkt 1; w przypadku kas stacjonarnych książkę kasy przechowuje się w miejscu użytkowania kasy;

14) poddawać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem przez podatnika do prowadzenia ewidencji;

15) prowadzić po fiskalizacji kasy wyłącznie sprzedaż w trybie fiskalnym i nie prowadzić sprzedaży na kasie po jej fiskalizacji w żadnym innym trybie niefiskalnym, w tym w trybie szkoleniowym;

16) stosować przyporządkowanie do oznaczeń literowych stawek podatku zgodnych z zasadami określonymi w § 5 ust. 1 pkt 1 lit. c; ewentualne odstępstwa są dopuszczalne:

a) w starszych typach kas, gdzie liczba przewidzianych w konstrukcji kasy grup podatkowych jest mniejsza, niż wynika z tego przepisu,

b) w okresie 5 miesięcy od dnia zmiany wysokości stawek podatkowych.

2. Podatnicy w zakresie świadczonych przez nich usług przewozu osób i ładunków taksówkami są obowiązani spełniać następujące warunki przy prowadzeniu ewidencji przy zastosowaniu kas:

1) jeżeli wykonują te usługi również w zakresie, w jakim odrębne przepisy nie określają obowiązku rozliczania się według wskazań taksometru - do stosowania kasy wyposażonej również w funkcję związaną ze stosowaniem cen umownych indywidualnie negocjowanych i do wydawania paragonu fiskalnego, który oprócz danych wymienionych w § 5 ust. 6, związanych z wyceną kursu według wskazań taksometru, powinien zawierać także:

a) cenę uzgodnioną do zapłaty i kwotę podatku podlegające ewidencji w pamięci fiskalnej kasy,

b) imię i nazwisko lub nazwę bądź nazwę skróconą nabywcy usługi oraz jego adres,

c) miejsce rozpoczęcia i zakończenia kursu, z tym że w przypadku gdy kurs skończył się w miejscu jego rozpoczęcia należy podać nazwę głównych miejscowości objętych trasą kursu;

2) zgłaszać do obowiązkowego przeglądu technicznego kasy, o których mowa w § 4 ust. 2, u właściwego serwisanta kas nie rzadziej niż w terminach określonych w § 16 ust. 2.

3. Dane, o których mowa w ust. 2 pkt 1 lit. b i c, mogą być na oryginale i kopii paragonu fiskalnego wpisane ręcznie w odpowiednich miejscach oznaczonych na tym paragonie fiskalnym, a fakt wręczenia paragonu fiskalnego nabywcy usługi powinien być przez niego potwierdzony czytelnym podpisem na kopii paragonu fiskalnego.

4. Przepisy ust. 2 pkt 1 lit. b i c oraz ust. 3 nie dotyczą podatników stosujących kasy z elektronicznym zapisem kopii.

5. Podatnicy mogą stosować kasy z elektronicznym zapisem kopii, pod warunkiem że posiadają i stosują określone przez producenta krajowego lub importera w książce kasy urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych oraz stosują zgodnie z kartą kasy autoryzowany przez producenta krajowego lub importera program, o którym mowa w § 6 ust. 4 pkt 1.

6. W przypadku utraty książki kasy podatnik powinien zwrócić się niezwłocznie do prowadzącego serwis kas o wydanie duplikatu oraz powiadomić o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. Na stronie tytułowej tej książki kasy musi być umieszczony napis "DUPLIKAT".

7. Podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas, u których podstawą opodatkowania jest kwota prowizji lub inna postać wynagrodzenia za wykonywane usługi w ramach umowy agencyjnej, zlecenia, pośrednictwa lub innych umów o podobnym charakterze albo też marża, ewidencjonują na potrzeby obliczenia osiąganego przez nich obrotu oraz kwot podatku należnego całą wartość sprzedaży własnej oraz prowadzonej na rzecz lub w imieniu innych podatników.

8. Zakończenie pracy w trybie fiskalnym przez każdą kasę lub wymiana pamięci fiskalnej kasy wymaga dokonania, z udziałem pracownika urzędu skarbowego, czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy, z której sporządza się protokół według wzoru określonego w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

9. Pamięć fiskalna kasy podlegająca wymianie, po dokonanych czynnościach określonych w ust. 8, jest przechowywana zgodnie z ust. 1 pkt 8 przez podatnika w warunkach umożliwiających jej odczyt. Obowiązek przechowywania nie dotyczy sytuacji, kiedy był dokonany odczyt pamięci fiskalnej za cały okres pracy kasy i fakt ten potwierdzają zapisy protokołu, o którym mowa w ust. 8. Obowiązek ten również nie dotyczy sytuacji, gdy producent krajowy lub importer dokonujący wymiany pamięci fiskalnej kasy potwierdzi w książce kasy brak możliwości odczytu pozostałej części zapisów tej pamięci niezawartych w protokole.