Zadania zapewniające

§ 15. Przed rozpoczęciem zadania zapewniającego, na żądanie audytora wewnętrznego kierownik komórki audytowanej przekazuje dokumenty i udziela informacji w zakresie związanym z zadaniem.

§ 16. 1. W celu realizacji zadania zapewniającego audytor wewnętrzny opracowuje program zadania, uwzględniając, w obszarze objętym zadaniem, w szczególności:

1) cele i zadania jednostki;

2) istotne ryzyka;

3) systemy zarządzania ryzykiem i kontroli;

4) możliwość wprowadzenia usprawnień systemów zarządzania i kontroli;

5) datę rozpoczęcia i przewidywany czas trwania zadania.

2. W przypadku przeprowadzania audytu wewnętrznego zleconego audytor wewnętrzny, opracowując program zadania, uwzględnia założenia, o których mowa w § 31.

§ 17. 1. W programie zadania zapewniającego określa się w szczególności:

1) temat zadania;

2) cele zadania;

3) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania;

4) istotne ryzyka w obszarze objętym zadaniem;

5) sposób przeprowadzenia zadania.

2. W uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny może w trakcie przeprowadzania zadania zapewniającego dokonywać zmian w jego programie. Zmiany programu powinny być udokumentowane.

3. W przypadku utworzenia w jednostce komórki audytu wewnętrznego program zadania oraz jego zmiany zatwierdza audytor wewnętrzny koordynujący działalność tej komórki lub inny wyznaczony przez niego audytor wewnętrzny.

§ 18. 1. Przystępując do realizacji zadania zapewniającego, audytor wewnętrzny przeprowadza naradę otwierającą z udziałem audytorów wewnętrznych uczestniczących w zadaniu oraz kierownika komórki audytowanej lub wyznaczonego przez niego pracownika.

2. W naradzie otwierającej mogą uczestniczyć także osoby sprawujące nadzór nad działalnością komórki audytowanej, wskazani przez kierownika tej komórki pracownicy w niej zatrudnieni oraz audytor wewnętrzny koordynujący działalność komórki audytu wewnętrznego.

3. Podczas narady otwierającej audytor wewnętrzny przedstawia cel, tematykę i założenia organizacyjne zadania zapewniającego.

4. Kierownik komórki audytowanej przedstawia informacje dotyczące jej funkcjonowania oraz uzgadnia z audytorem wewnętrznym sposoby unikania zakłóceń w pracy w trakcie przeprowadzania zadania zapewniającego.

§ 19. Pracownicy komórki audytowanej mają prawo złożyć oświadczenia dotyczące przedmiotu zadania zapewniającego. Audytor wewnętrzny włącza te oświadczenia do akt bieżących.

§ 20. 1. Po zakończeniu zadania zapewniającego, w celu przedstawienia jego wstępnych wyników, audytor wewnętrzny przeprowadza naradę zamykającą z udziałem kierownika komórki audytowanej.

2. Przepis § 18 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

§ 21. 1. Audytor wewnętrzny dokumentuje przebieg narad, o których mowa w § 18 ust. 1 i § 20 ust. 1, w tym może sporządzać protokoły, które zawierają w szczególności informacje o celu, przebiegu i wyniku narad.

2. Protokoły, o których mowa w ust. 1, podpisuje prowadzący naradę audytor wewnętrzny oraz kierownik komórki audytowanej albo osoba przez niego wskazana.

3. W razie odmowy podpisania protokołu, o którym mowa w ust. 1, przez kierownika komórki audytowanej albo osobę przez niego wskazaną, audytor wewnętrzny czyni o tym wzmiankę w protokole.

4. W przypadku określonym w ust. 3 kierownik komórki audytowanej albo osoba przez niego wskazana powinni niezwłocznie uzasadnić na piśmie przyczyny odmowy podpisania protokołu, o którym mowa w ust. 1.

§ 22. 1. Audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z przeprowadzonego zadania zapewniającego, zwane dalej "sprawozdaniem", w którym przedstawia w sposób jasny, rzetelny i zwięzły ustalenia i zalecenia poczynione w trakcie przeprowadzania zadania.

2. Sprawozdanie zawiera w szczególności:

1) temat zadania;

2) cele zadania;

3) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania;

4) datę jego sporządzenia;

5) termin, w którym przeprowadzono zadanie;

6) nazwę i adres komórki audytowanej;

7) imię, nazwisko audytora wewnętrznego;

8) podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania zadania;

9) zwięzły opis działań jednostki w obszarze objętym zadaniem;

10) ustalenia stanu faktycznego wraz z określeniem kryteriów dokonania ich oceny;

11) określenie oraz analizę przyczyn uchybień;

12) skutki lub ryzyka wynikające z uchybień;

13) zalecenia;

14) opinię audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności systemu zarządzania i kontroli w obszarze objętym zadaniem;

15) podpisy audytorów wewnętrznych uczestniczących w zadaniu.

§ 23. 1. Audytor wewnętrzny przekazuje sprawozdanie kierownikowi komórki audytowanej.

2. W uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny może przekazać kierownikowi komórki audytowanej tylko te fragmenty sprawozdania, które dotyczą działalności kierowanej przez niego komórki.

3. Kierownik komórki audytowanej może zgłosić na piśmie w terminie określonym przez audytora wewnętrznego, nie krótszym niż 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące treści sprawozdania.

4. W razie zgłoszenia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w ust. 3, audytor wewnętrzny dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie, a w przypadku stwierdzenia zasadności części albo całości dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń - zmienia lub uzupełnia odpowiednią część albo całość sprawozdania.

5. W razie nieuwzględnienia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w ust. 3, w części albo w całości, audytor wewnętrzny przekazuje na piśmie swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem kierownikowi komórki audytowanej.

6. Dodatkowe wyjaśnienia lub zastrzeżenia, o których mowa w ust. 3, oraz kopię stanowiska, o którym mowa w ust. 5, audytor wewnętrzny włącza do akt bieżących.

§ 24. 1. Audytor wewnętrzny po rozpatrzeniu dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w § 23 ust. 3, przekazuje kierownikowi jednostki, w której jest przeprowadzane zadanie zapewniające, oraz kierownikowi komórki audytowanej po jednym egzemplarzu sprawozdania. Przepis § 23 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

2. Kierownik komórki audytowanej w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania może zgłosić na piśmie kierownikowi jednostki, w której przeprowadzane jest zadanie zapewniające, swoje stanowisko wobec przedstawionego sprawozdania.

§ 25. 1. Kierownik komórki audytowanej w przypadku uznania, że zalecenia zawarte w sprawozdaniu są zasadne, wyznacza osoby odpowiedzialne za ich realizację oraz ustala termin ich realizacji, powiadamiając o tym pisemnie audytora wewnętrznego oraz kierownika jednostki, w której przeprowadzane jest zadanie, w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania.

2. W przypadku odmowy realizacji zaleceń kierownik komórki audytowanej powiadamia pisemnie audytora wewnętrznego oraz kierownika jednostki, w której przeprowadzane jest zadanie, o przyczynach odmowy, w terminie określonym w ust. 1.

3. W przypadku gdy kierownik komórki audytowanej nie dokona czynności wymienionych w ust. 1 albo odmówi realizacji zaleceń, decyzję o realizacji zaleceń podejmuje kierownik jednostki, w której jest przeprowadzane zadanie, który wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń i ustala termin ich realizacji, powiadamiając o tym pisemnie audytora wewnętrznego.

§ 26. 1. Audytor wewnętrzny może przeprowadzić czynności sprawdzające, dokonując oceny działań jednostki, w której przeprowadzone było zadnie zapewniające, podjętych w celu realizacji zaleceń.

2. Dokonując oceny, o której mowa w ust. 1, audytor wewnętrzny uwzględnia w szczególności ocenę ryzyka występującego w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem zapewniającym.

3. Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających audytor wewnętrzny zamieszcza w notatce informacyjnej.

4. Notatkę informacyjną, o której mowa w ust. 3, audytor wewnętrzny przekazuje kierownikowi jednostki oraz kierownikowi komórki, w której były przeprowadzane czynności sprawdzające.