Prowadzenie ksiąg rachunkowych

§ 4. 1. Bank prowadzi księgi rachunkowe w siedzibie jednostki (centrali banku) lub w siedzibie jednostek organizacyjnych banku.

2. Księgi rachunkowe mogą być prowadzone w siedzibie jednostki powiązanej z bankiem, w przypadku określonym w art. 13 ust. 2 i 3 ustawy.

§ 5. 1. Księgi rachunkowe w banku otwiera się i zamyka w terminach przewidzianych ustawą.

2. Zapisy w księgach rachunkowych prowadzi się w złotych i groszach lub w walutach obcych, w których wykonywane są transakcje.

3. Ewidencję księgową operacji w walutach obcych prowadzi się:

1) w poszczególnych walutach obcych i w złotych na odpowiednich kontach prowadzonych odrębnie dla wartości w poszczególnych walutach obcych i dla wartości w złotych lub

2) w walutach obcych, odrębnie dla wartości w poszczególnych walutach przy spełnieniu warunku zapewnienia pełnego dokumentowania codziennego ustalania wyniku pozycji wymiany.

§ 6. 1. Ewidencjonowanie zdarzeń w księgach rachunkowych następuje według zasad ustalonych w planie kont banku.

2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych banku polega w szczególności na:

1) chronologicznej rejestracji zdarzeń gospodarczych w dzienniku dokonywanej w każdym dniu operacyjnym, w sposób umożliwiający uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych, z uwzględnieniem przepisów określonych w § 7;

2) ujmowaniu w ewidencji syntetycznej zdarzeń gospodarczych w ujęciu systematycznym, w kolejności chronologicznej, przy zachowaniu zasady podwójnego zapisu, w sposób zapewniający sporządzenie zestawienia obrotów i sald wszystkich kont syntetycznych;

3) ujmowaniu w ewidencji analitycznej zdarzeń gospodarczych w ujęciu systematycznym, w sposób zapewniający sporządzenie zestawienia obrotów i sald kont analitycznych uzgodnionego z saldami i zapisami na kontach syntetycznych;

4) ewidencji zobowiązań pozabilansowych, ze szczegółowością wynikającą z planu kont banku oraz wymogów sprawozdawczych;

5) obejmowaniu określonych rzeczowych składników majątku ewidencją ilościową i wartościową;

6) księgowaniu wszelkich operacji wyłącznie na właściwych kontach syntetycznych, kontach analitycznych oraz kontach pozabilansowych wynikających z planu kont banku;

7) sporządzaniu zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych.

§ 7. 1. Dziennik może być prowadzony łącznie dla wszystkich operacji. Jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, należy sporządzić zestawienie obrotów i sald tych dzienników za dany dzień operacyjny.

2. Zapisy w dzienniku są kolejno numerowane, a sumy zapisów liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać jednoznaczne ich powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.

3. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapisowi księgowemu nadaje się automatycznie numer identyfikacyjny, pod którym został wprowadzony do dziennika i który umożliwia ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

§ 8. 1. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się codziennie, ujmując wszystkie zdarzenia gospodarcze każdego dnia operacyjnego i odnosząc do okresów, których zdarzenia te dotyczą.

2. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, zakwalifikowane do zaksięgowania na określonym koncie.

3. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym dniu operacyjnym dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.

4. Podstawą zapisów na kontach pozabilansowych są zobowiązania o charakterze finansowym i gwarancyjnym (udzielone i otrzymane) oraz inne zobowiązania w szczególności związane z realizacją operacji kupna-sprzedaży, udzielonymi i otrzymanymi zabezpieczeniami, wynikające z zawartych przez bank umów kupna-sprzedaży instrumentów pochodnych do dnia ich rozliczenia.

§ 9. 1. Dowodem księgowym stanowiącym podstawę ewidencji zdarzeń gospodarczych jest dyspozycja wystawiona przez klienta banku, dyspozycja własna banku lub inne dokumenty otrzymane bądź sporządzone w ustalonej formie i spełniające warunki, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy.

2. Za dowód księgowy uznaje się zlecenie płatnicze (dyspozycję klienta) zawierające co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu;

2) określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, poprzez podanie:

a) numeru rachunku bankowego dłużnika lub jego nazwy oraz numeru rachunku bankowego wierzyciela, przy zleceniu płatniczym uznaniowym,

b) numeru rachunku bankowego dłużnika oraz numeru rachunku bankowego wierzyciela lub jego nazwy, przy zleceniu płatniczym obciążeniowym;

3) kwotę i opis operacji;

4) datę dyspozycji klienta i datę dokonania operacji;

5) podpis wystawcy dowodu, a w przypadku wpłat - podpis upoważnionego pracownika banku potwierdzającego wykonanie operacji;

6) stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, przez wskazanie daty księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach, oraz podpis osoby odpowiedzialnej za wprowadzanie tych danych.

3. Można zaniechać zamieszczania na zleceniu płatniczym danych, o których mowa w ust. 2 pkt 5 i 6, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

4. Dowody księgowe podlegają zaksięgowaniu w banku w dniu zawarcia transakcji lub dokonania operacji.

5. Banki wystawiają dowody zastępcze dla udokumentowania operacji bankowych, dla których wymagane są zewnętrzne dowody źródłowe, jeżeli jest to niezbędne dla kompletności zapisów księgowych, realności wykazywania aktywów i pasywów oraz wyniku finansowego, a dowód zewnętrzny nie wpłynął w czasie zezwalającym na sporządzenie w wyznaczonym terminie obowiązującego sprawozdania za dany okres sprawozdawczy.

§ 10. 1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych pieniężnych operacji międzybankowych są sporządzane w formie papierowej lub elektronicznej:

1) zlecenia płatnicze uznaniowe, którymi są:

a) polecenia przelewu,

b) dowody wpłaty,

c) inne uznaniowe zlecenia płatnicze;

2) zlecenia płatnicze obciążeniowe, którymi są:

a) czeki rozrachunkowe,

b) czeki gotówkowe,

c) polecenia zapłaty,

d) inne obciążeniowe zlecenia płatnicze.

2. W dowodach księgowych dotyczących rozliczeń pieniężnych gotówkowych kwotę operacji wpisuje się liczbowo i słownie, przy czym grosze wpisuje się słownie w pełnym brzmieniu bądź z określeniem "grosze jak wyżej" lub w sposób wynikający z formularza dowodu.

3. Na dowodach stanowiących podstawę zapisów księgowych pieniężnych operacji międzybankowych sumy wpisane liczbowo i słownie powinny być zgodne, a jakiekolwiek poprawki kwot dowodów są niedopuszczalne. Jeżeli niezgodność sumy wpisanej liczbowo i słownie wystąpi na czeku, należy przyjąć za właściwą kwotę wynikającą z zapisu słownego, opatrując jednocześnie czek stosowną uwagą.

4. Jednostkowe dowody księgowe, o których mowa w ust. 1, przed wysłaniem do innego banku opatruje się odbitką stempla dziennego na dowód zakwalifikowania ich do wymiany lub oznacza w inny sposób uzgodniony pomiędzy bankami.

5. Czeki powinny być skasowane lub zawierać indos i adnotację "do inkasa".

6. Zlecenie płatnicze przesyła się do innego banku w dwóch odcinkach. Jeżeli przyjęte od klienta i zaakceptowane do wymiany zlecenie płatnicze nie zapewnia wystarczającej liczby odcinków, bank sporządza własny dowód księgowy, zawierający co najmniej elementy określone w § 9 ust. 2 pkt 1-4. Dowód własny opatruje się odbitką stempla dziennego, z zastrzeżeniem ust. 7. Do odcinka zlecenia płatniczego bank dołącza kopię dowodu własnego.

7. Dowody księgowe sporządzane przy użyciu techniki komputerowej oznacza się w sposób zapewniający możliwość stwierdzenia ich autentyczności. Stosowany sposób oznaczenia powinien być uzgodniony między bankami.

8. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być zbiory danych sporządzone za pośrednictwem technik komputerowych, pod warunkiem że otrzymany zbiór uzyska trwale czytelną postać, odpowiadającą treści dowodów księgowych, i możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie. Bank powinien posiadać procedury zapewniające sprawdzenie poprawności przetwarzania zbioru danych oraz kompletność i identyczność zapisów. Dane źródłowe podlegają ochronie w miejscu ich powstania, w sposób zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

§ 11. 1. Banki będące pośrednimi uczestnikami w rozrachunkach międzybankowych oraz banki prowadzące rachunki urzędów pocztowych mogą przekazywać w formie papierowej do innych banków dowody księgowe sporządzane w sposób uproszczony, zawierające co najmniej:

1) numer jednostki organizacyjnej banku zleceniodawcy;

2) numer jednostki organizacyjnej banku zleceniobiorcy i numer rachunku bankowego, na którym należy dokonać zapisu księgowego;

3) wartość wynikającą z dokumentów jednostkowych, na podstawie których sporządzono dowód w sposób uproszczony, a w przypadku większej liczby dowodów kierowanych na ten sam rachunek - wartość wynikającą z tych dowodów oraz kwotę do księgowania.

2. W przypadku dokumentów przekazywanych w formie papierowej jednostka organizacyjna banku prowadzącego rachunek przesyła do innego banku dwa odcinki (oryginał i kopię) dowodu uproszczonego, opatrzone odbitką stempla dziennego. Do kopii dowodu uproszczonego dołącza się jeden odcinek każdego dokumentu ujętego w dowodzie uproszczonym opatrzonym odbitką stempla (identyfikatorem) banku lub urzędu pocztowego sporządzającego dowód uproszczony.

3. Zbiory danych przekazywanych przez bank za pośrednictwem komputerowych nośników danych są podstawą zapisów w księgach rachunkowych, jeśli spełniają warunki określone w § 10 ust. 8.

§ 12. 1. Za dowody stanowiące podstawę księgowania operacji w obrocie międzybankowym uważa się również zbiorcze zestawienia dowodów księgowych, sporządzane na podstawie jednostkowych dowodów księgowych do zaksięgowania zbiorczym zapisem, w szczególności zbiorczy dowód uznaniowy lub obciążeniowy, zestawienie kwot przesyłanych dokumentów rozliczeniowych.

2. Zbiorcze zestawienie dowodów księgowych:

1) obejmuje dowody wyrażające operacje dokonane wyłącznie w jednym dniu operacyjnym;

2) ujmuje kwoty wynikające z dowodów, na podstawie których zostało sporządzone;

3) powinno zawierać co najmniej:

a) numer jednostki organizacyjnej banku sporządzającej zestawienie,

b) numer jednostki organizacyjnej banku, do której kierowane jest zestawienie,

c) nazwę zestawienia,

d) datę sporządzenia,

e) kwotę do księgowania,

f) numer rachunku klienta, jeśli dowód zbiorczy przeznaczony jest do księgowania na tym samym rachunku.

3. Bank sporządzający dowód zbiorczy, obejmujący dowody do księgowania na rachunkach klientów w banku otrzymującym ten dowód, nie może kompensować swoich wierzytelności wobec tych klientów.

4. Do zbiorczego zestawienia dowodów księgowych dołącza się jeden odcinek każdego dowodu objętego zestawieniem.

5. Zbiory danych przekazywanych przez bank za pośrednictwem komputerowych nośników danych są podstawą zapisów w księgach rachunkowych, jeśli spełniają warunki określone w § 10 ust. 8.

6. Zbiorcze zestawienie dowodów księgowych opatruje się odbitką stempla dziennego.

7. Nie podlega opatrzeniu odbitką stempla dziennego zestawienie sporządzane automatycznie techniką komputerową w sposób określony dla uczestników izby rozliczeniowej, na podstawie dowodów zarejestrowanych do zapisania lub zapisanych w księgach rachunkowych banku sporządzającego.

8. Niedopuszczalne jest nanoszenie poprawek na zbiorczych zestawieniach sporządzanych techniką komputerową.

§ 13. 1. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się stosowanie odpisu dowodu księgowego.

2. Odpis dowodu księgowego sporządza się na formularzu właściwym dla danego dowodu.

3. Dopuszcza się zastąpienie odpisu kopią dowodu (fotokopia lub kserokopia).

4. Odpis i kopia dowodu powinny być opatrzone odpowiednią adnotacją "Odpis" lub "Kopia" oraz uwierzytelnione poprzez zamieszczenie uwagi "Za zgodność z oryginałem", podpisanej przez osobę stwierdzającą zgodność.

5. Odpis i kopia dowodu powinny być opatrzone odbitką stempla dziennego z datą sporządzenia.

§ 14. 1. Dowody księgowe, niespełniające warunków określonych w § 9-13, nie podlegają księgowaniu i są zwracane do banku, od którego je otrzymano.

2. Postanowienia § 9-13 mogą być stosowane do operacji pomiędzy jednostkami organizacyjnymi banku prowadzącymi odrębne księgi rachunkowe.

§ 15. Banki zapewniają prawidłowy obieg i kontrolę dowodów księgowych.

§ 16. 1. Na podstawie zapisów na poszczególnych kontach analitycznych sporządza się na koniec każdego dnia operacyjnego zestawienie obrotów i sald, wykazujące rachunkową zgodność z księgą główną oraz obrotami dziennika.

2. Każdego dnia operacyjnego, na podstawie zapisów na kontach syntetycznych, sporządza się zestawienie obrotów i sald zawierające:

1) symbole lub nazwy kont;

2) obroty narastająco i salda na początek dnia operacyjnego, obroty za dany dzień oraz obroty narastająco i salda na koniec dnia operacyjnego;

3) sumy obrotów narastająco wszystkich kont na początek dnia operacyjnego, za dany dzień i na koniec dnia operacyjnego.

Obroty za dany dzień wykazane w zestawieniu obrotów i sald powinny być zgodne z obrotami dziennika.

3. Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienie obrotów i sald wszystkich kont analitycznych, kont syntetycznych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników majątkowych.

4. Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych powinno zawierać:

1) symbole lub nazwy kont;

2) salda na dzień otwarcia kont syntetycznych, obroty za okres od początku roku do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz salda na dzień zamknięcia kont syntetycznych;

3) sumę sald na dzień otwarcia kont syntetycznych, obrotów za okres od początku roku do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych i sumę sald na dzień zamknięcia kont syntetycznych. Suma obrotów kont syntetycznych powinna być zgodna z liczonymi w sposób ciągły obrotami dziennika.