Przepisy ogólne

§ 1. 1. Rozporządzenie ustala zasady rachunkowości i plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych, realizowanych przez naczelników urzędów skarbowych, dyrektorów izb celnych i naczelników urzędów celnych jako organy podatkowe, zwanych dalej "organami podatkowymi". Zasady rachunkowości i plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego określają odrębne przepisy.

2. Zasady rachunkowości, o których mowa w ust. 1, obejmują prowadzenie ewidencji księgowej należnych i pobranych podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych, kontrolę terminowej realizacji zobowiązań, likwidację nadpłat oraz rozliczanie i przekazywanie wpływów poszczególnym budżetom i innym wierzycielom.

§ 2. 1. Określenia użyte w rozporządzeniu oznaczają:

1) BGK - Bank Gospodarstwa Krajowego, określony w ustawie z dnia 14 marca 2003 r. o Banku Gospodarstwa Krajowego (Dz. U. nr 65, poz. 594 i nr 217, poz. 2124 oraz z 2004 r. nr 91, poz. 870);

2) ustawa zmieniająca - ustawę z dnia 2 października 2003 r. o zmianie ustawy o specjalnych strefach ekonomicznych i niektórych ustaw (Dz. U. nr 188, poz. 1840, z 2004 r. nr 123, poz. 1291 i nr 273, poz. 2703 oraz z 2005 r. nr 184, poz. 1539);

3) Fundusz Strefowy - fundusz, o którym mowa w art. 7 i 8 ustawy zmieniającej;

4) inni wierzyciele - jednostki inne niż Skarb Państwa, jednostki samorządu terytorialnego, izby skarbowe, urzędy skarbowe, izby celne i urzędy celne;

5) kasa - kasę urzędu obsługującego organ podatkowy;

6) kasjer - pracownika urzędu skarbowego, a także pracownika lub funkcjonariusza Służby Celnej, któremu powierzono prowadzenie kasy, wyznaczonego do przyjmowania wpłat oraz dokonywania zwrotów gotówką z tytułu podatków;

7) komórka rachunkowości - komórkę organizacyjną prowadzącą prace związane z rachunkowością podatków;

8) likwidator - pracownika urzędu skarbowego, a także pracownika lub funkcjonariusza Służby Celnej, któremu powierzono wystawianie dowodów wpłat dokonywanych do kasy, a także dowodów wypłat z kasy;

9) należności uboczne - odsetki za zwłokę, opłatę prolongacyjną i koszty upomnień;

10) należność główna - określoną należność podatkową, opłatę albo niepodatkową należność budżetową, podlegającą zapłaceniu;

11) Ordynacja podatkowa - ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60, nr 85, poz. 727, nr 86, poz. 732 i nr 143, poz. 1199);

12) niepodatkowe należności budżetowe - należności określone w art. 3 pkt 8 Ordynacji podatkowej;

13) odpis - kwotę zmniejszającą zobowiązanie podatkowe albo kwotę zwrotu podatku należną podatnikowi, ustaloną lub określoną przez organ podatkowy albo zadeklarowaną przez podatnika, albo równowartość kwoty darowizny, o której mowa w § 20 ust. 1 pkt 11, wynikającej z zeznania podatkowego, zmniejszającej dochody budżetowe;

14) poborca - poborcę skarbowego albo pracownika urzędu skarbowego, a także pracownika lub funkcjonariusza Służby Celnej, któremu powierzono obowiązek poboru podatków bezpośrednio u podatnika;

15) podatki - podatki określone w art. 3 pkt 3 Ordynacji podatkowej;

16) przypis - zobowiązanie podatkowe stanowiące obciążenie konta podatnika;

17) rachunek bankowy - rachunek bankowy urzędu skarbowego lub izby celnej przeznaczony do gromadzenia środków z tytułu podatków;

18) wynagrodzenie płatnika lub inkasenta - wynagrodzenie płatnika lub inkasenta, o którym mowa w art. 28 § 1 i 4 Ordynacji podatkowej;

19) OPP - organizację pożytku publicznego, znajdującą się w wykazie, o którym mowa w art. 45 ust. 5g ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176, z późn. zm.).

2. Przepisy rozporządzenia dotyczące podatników stosuje się odpowiednio do płatników, inkasentów, a także do następców prawnych podatników i do podmiotów przekształconych, określonych w art. 93-106 Ordynacji podatkowej. Jeżeli w treści przepisu rozróżnia się podatników, płatników i inkasentów, wówczas przepisy dotyczące podatników odnoszą się również do następców prawnych i do podmiotów przekształconych.

§ 3. Zadaniem komórki rachunkowości jest, w szczególności:

1) prowadzenie w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów i zaliczeń nadpłat z tytułu podatków;

2) kontrola terminowości wpłat należności przez podatników;

3) bieżące podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, takich jak upomnienia, tytuły wykonawcze;

4) dokonywanie rozliczeń podatników z tytułu wpłat, nadpłat, zaległości oraz zwrotów podatku;

5) przeprowadzanie rozliczenia rachunkowo-kasowego poborców, jeżeli czynności te nie zostały powierzone innej komórce organizacyjnej;

6) rozliczanie i przekazywanie wpływów poszczególnym budżetom i innym wierzycielom;

7) sporządzanie sprawozdań;

8) prowadzenie operacji kasowych i uzgadnianie obrotów kasy związanych z przyjmowaniem wpłat i z dokonywaniem zwrotów podatnikom za pośrednictwem kasy oraz terminowe przekazywanie gotówki z kasy na rachunek bankowy, jeśli kasa jest prowadzona przez urząd obsługujący organ podatkowy;

9) ustalanie na podstawie ewidencji księgowej danych potrzebnych do wydawania zaświadczeń o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzających stan zaległości podatkowych;

10) kontrola prawidłowości potrąceń wynagrodzeń, dokonywanych przez płatników i inkasentów;

11) prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania, jeżeli czynność ta nie została powierzona innej komórce organizacyjnej.

§ 4. 1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym.

2. Do udokumentowania przypisów lub odpisów służą:

1) deklaracje w rozumieniu art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej, z których wynika zobowiązanie podatkowe, kwota zmniejszająca zobowiązanie podatkowe lub kwota zwrotu podatku;

2) decyzje;

3) dowody zrealizowanych wpłat nieprzypisanych, należnych od podatników;

4) postanowienia o dokonaniu potrącenia, o którym mowa w art. 64 § 1-3 oraz art. 65 Ordynacji podatkowej;

5) Jednolity Dokument Administracyjny SAD;

6) informacje podatników, o których mowa w art. 7 ust. 3 ustawy zmieniającej;

7) odpisy orzeczeń sądu administracyjnego, o których mowa w art. 77 § 1 pkt 3 Ordynacji podatkowej.

3. Do udokumentowania wpłat w formie pieniężnej służą:

1) pokwitowania z kwitariuszy przychodowych, jeżeli wpłata jest dokonana w kasie;

2) wyciąg bankowy otrzymany w formie elektronicznej, jeżeli dla każdej wykazanej w nim operacji zawiera dane zapewniające identyfikację wpłaty albo dokumenty wpłaty, załączone do wyciągu bankowego;

3) dokumenty stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika z tytułu zapłaty podatku - w przypadku gdy podatnik dokonał zapłaty za pośrednictwem banku, a bank obciążył rachunek bankowy podatnika, ale nie przekazał środków na rachunek bankowy - na podstawie których przypisuje się bankowi zobowiązanie w wysokości zapłaty dokonanej przez podatnika, w związku z art. 60 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej;

4) postanowienia o zaliczeniu wpłaty, nadpłaty lub zwrotu podatku na poczet zaległości podatkowych albo bieżących zobowiązań podatkowych;

5) wniosek podatnika o zaliczenie nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych, o którym mowa w art. 76 § 1 Ordynacji podatkowej.

4. Do udokumentowania wygaśnięcia zobowiązania podatkowego służą:

1) dokumenty, o których mowa w ust. 2 pkt 2, 4 i 5;

2) umowy lub inne dokumenty, z których w szczególności wynika określony w art. 66 § 4 Ordynacji podatkowej termin wygaśnięcia zobowiązania podatkowego w stosunku do Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego;

3) (uchylony)

4) dokumenty informujące o przedawnieniu, o którym mowa w art. 70-71 Ordynacji podatkowej.

5. Do udokumentowania zwrotów i wypłat służą:

1) pokwitowania z kwitariuszy rozchodowych, jeżeli wypłaty dokonywane są w kasie;

2) wyciąg bankowy otrzymany w formie elektronicznej, jeżeli dla każdej wykazanej w nim operacji zawiera dane zapewniające identyfikację wypłaty, albo dokumenty wypłaty, załączone do wyciągu bankowego;

3) dokumenty BGK informujące o kwocie i dacie przelania środków z tytułu udzielonego wsparcia ze środków zgromadzonych na rachunku Funduszu Strefowego.

6. Do udokumentowania dokonanych przez płatników lub inkasentów potrąceń z tytułu wynagrodzeń służą dane zawarte w deklaracjach lub zeznaniach albo w informacjach przesyłanych przez płatników lub inkasentów do organów podatkowych.

7. W przypadkach, które nie zostały określone w ust. 2-6, do udokumentowania operacji księgowych służą dowody wewnętrzne, w szczególności noty księgowe.

8. Przypisaniu lub odpisaniu mogą podlegać koszty upomnień.

§ 5. 1. Pokwitowanie wpłaty z kwitariusza przychodowego powinno zawierać dane umożliwiające identyfikację dokumentu wpłaty, podatnika, podatku, wysokości kwoty wpłaty i jej przeznaczenia, takie jak:

1) niepowtarzalny identyfikator dokumentu;

2) określenie podatnika:

a) nazwisko i imię lub nazwa,

b) miejsce zamieszkania lub adres siedziby,

c) Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP);

3) rodzaj należności głównej;

4) okres, którego dotyczy wpłata:

a) należności zaległej,

b) należności bieżącej;

5) kwota wpłaty ogółem, cyframi i słownie;

6) kwota wpłaty, cyframi, z tytułu:

a) należności zaległej,

b) należności bieżącej,

c) odsetek za zwłokę,

d) opłaty prolongacyjnej,

e) kosztów upomnienia;

7) data wpłaty;

8) odcisk pieczęci urzędu obsługującego organ podatkowy;

9) własnoręczny podpis kasjera lub poborcy.

2. Data wpłaty, o której mowa w ust. 1 pkt 7, jest jednocześnie datą pokwitowania wpłaty.

§ 6. 1. Kwitariusze przychodowe i rozchodowe są drukami ścisłego zarachowania.

2. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w księdze druków. W księdze tej ujmuje się również przychód i rozchód druków płatnych wydanych kasjerowi lub innemu pracownikowi, upoważnionemu do ich odrębnej sprzedaży.

3. Kasjera lub innego upoważnionego pracownika rozlicza się z druków i znaków przekazanych mu do sprzedaży oraz z powierzonych mu druków ścisłego zarachowania.

§ 7. 1. Wpłaty gotówkowe od podatników i poborców przyjmuje i wypłat gotówkowych dokonuje kasjer w kasie.

2. Pokwitowania wpłaty oraz pokwitowania wypłaty wystawia likwidator.

3. Dla każdego rodzaju podatku wypełnia się oddzielne pokwitowanie wpłaty albo pokwitowanie wypłaty, co najmniej w dwóch egzemplarzach. Oryginał pokwitowania wpłaty otrzymuje wpłacający, a oryginał pokwitowania wypłaty pozostaje w kasie. W przypadku łącznego pobierania ceł i podatków z tytułu importu dopuszcza się możliwość wypełniania łącznego pokwitowania wpłaty na całą pobraną kwotę, pod warunkiem wyszczególnienia na pokwitowaniu wszystkich tytułów pobrania i przypadających na nie kwot.

4. W przypadku zagubienia lub zniszczenia przez podatnika wydanego mu pokwitowania, na pisemną prośbę podatnika wydaje się zaświadczenie o dokonaniu wpłaty. W zaświadczeniu podane są następujące dane: imię i nazwisko oraz miejsce zamieszkania lub nazwa oraz adres siedziby podatnika, data wpłaty, rodzaj należności, okres, za który dokonano wpłaty, suma wpłaty cyframi i słownie oraz numer pokwitowania.

5. Niedopuszczalne jest łączenie przez jedną osobę czynności kasjera i księgowego lub kasjera i likwidatora.

§ 8. Dowody wpłaty oraz dowody wypłaty powinny być przy księgowaniu sprawdzone z punktu widzenia prawidłowości zakwalifikowania wpłaty lub wypłaty. W przypadku niemożności zaliczenia dokonanej wpłaty na właściwą należność księgowy księguje wpłatę jako wpływy do wyjaśnienia i wyjaśnia tytuł wpłaty.

§ 9. Wynagrodzenie potrącone przez płatnika lub inkasenta księguje się w wysokości przez niego wykazanej, pod datą wpłaty pobranego podatku.

§ 10. Jeżeli realizacja zobowiązania podatkowego następuje po doręczeniu zobowiązanemu upomnienia lub po wszczęciu egzekucji administracyjnej, w pierwszej kolejności pokrywa się koszty upomnienia, a pozostałą kwotę dzieli się na pokrycie należności głównej i należnych odsetek za zwłokę, według zasad określonych w art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej. Koszty upomnienia stanowią dochód urzędu obsługującego organ podatkowy.

§ 11. Księgi rachunkowe prowadzone są za pomocą komputera z zachowaniem następujących warunków:

1) dowody źródłowe mogą mieć postać dokumentów papierowych lub zapisów elektronicznych - w tym drugim przypadku muszą być zabezpieczone przed zniekształceniem lub usunięciem pierwotnej treści operacji księgowej, której dotyczą, i być opatrzone unikalnym identyfikatorem źródła pochodzenia;

2) drukom ścisłego zarachowania automatycznie nadawane są kolejne numery, przy czym nie mogą występować luki w numeracji, a każdy numer musi być niepowtarzalny. Numer anulowanego dokumentu nie może być nadany innemu dokumentowi. Zamiast numeru można stosować inny niepowtarzalny identyfikator o zdefiniowanej budowie;

3) zapisy w księgach rachunkowych mogą nastąpić za pośrednictwem klawiatury komputerowej, urządzeń czytających dokumenty, urządzeń transmisji danych lub komputerowych nośników danych, pod warunkiem że podczas rejestracji operacji księgowej uzyskują one trwale czytelną postać odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu;

4) zapisy mogą być przenoszone między zbiorami danych, składającymi się na księgi rachunkowe prowadzone na komputerowych nośnikach danych, pod warunkiem że możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów w zbiorach, w których ich dokonano pierwotnie, a odpowiedni program zapewni zachowanie ich poprawności i kompletności;

5) zapewniona jest możliwość wydruku, w postaci czytelnej dla użytkownika, treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych i zawartości zbiorów pomocniczych.