X. Rozwiązania techniczno-organizacyjne warunkujące stosowanie standardu

X.1. Ustalanie w jednostce przychodów i kosztów umów budowlanych według zasad określonych w Standardzie wymaga stworzenia przemyślanego i sprawnie działającego systemu rachunkowości zarządczej, obejmującego ewidencję, kontrolę i analizę przychodów i kosztów umów.

Powinien on umożliwiać identyfikację kosztów umowy począwszy od fazy przygotowawczo-projektowej (np. koszty związane z projektem technicznym, koszty przygotowania placu budowy, itp.), poprzez fazę realizacji, na kosztach fazy posprzedażnej skończywszy i ich porównanie z odpowiednimi przychodami z umowy oraz z wielkościami przewidzianymi w globalnym budżecie przychodów z umowy i w globalnym budżecie kosztów umowy.

X.2. Dane o przychodach i kosztach z umów budowlanych pochodzą z różnych komórek organizacyjnych jednostki, które są zaangażowane w sposób bezpośredni lub pośredni w realizację umowy. Wybór metody pomiaru stopnia zaawansowania umowy i ustalania kosztów i przychodów z umowy wymagają właściwego udokumentowania i traktowania jako część dokumentacji księgowej. Z kolei dane o rzeczywistych lub szacowanych przychodach i kosztach umowy budowlanej wymagają częściowo dokumentacji wewnętrznej powstającej w ramach systemu rachunkowości zarządczej, często poza służbami finansowo-księgowymi. Istotne jest, aby dokumenty takie spełniały wymogi stawiane dowodom księgowym, w tym przewidziane Ustawą (w szczególności art. 21 i 22 Ustawy).

X.3. Stosowany w jednostce sposób ujmowania zarówno rzeczywistych jak i szacowanych przychodów i kosztów umów budowlanych powinien umożliwiać poprawne i terminowe ich doliczanie do pojedynczej umowy podlegającej wycenie - zgodnie z zasadami opisanymi w rozdziale III Standardu.

Na ogół stosowany do tego jest system zleceniowy, z czym wiąże się, między innymi, podział zleceń na podzlecenia (np. na etapy prac, prace dodatkowe), ustalenie zasad numerowania zleceń i podzleceń i zapewnienie ich właściwego stosowania przy dokumentowaniu przychodów i kosztów, przyjęcie rozwiązań chroniących przed odniesieniem kosztów płac, kosztów zużycia materiałów, itp. dotyczących zakończonych zleceń na inne zlecenia.

X.4. Szczególnie ważną rolę, zarówno dla świadomego kształtowania przychodów, kosztów, jak też i stosowania rozwiązań przewidzianych w Standardzie, szczególnie dla umów budowlanych rozliczanych za pomocą cen stałych, do spełnienia mają globalny budżet przychodów z umowy i globalny budżet kosztów umowy, sporządzany dla każdej umowy budowlanej. Globalny budżet przychodów z umowy oraz globalny budżet kosztów umowy powinien:

a) przyjmować za punkt wyjścia wiązane postanowienia danej umowy oraz - w odniesieniu do kosztów - przyjętą technologię, rodzaj zużywanych materiałów i sposób (siły własne, podwykonawstwo) wykonywania prac oraz rzeczywisty poziom cen i stawek płac;

b) być bieżąco aktualizowany w miarę zmian następujących w trakcie realizacji umowy; najczęściej są one spowodowane zmianą zakresu umowy, zmianą technologii lub rodzaju zużywanych materiałów, zmianą poziomu cen lub zmianą udziału w pracach sił własnych i obcych; aktualizacje takie powinny być odpowiednio uwiarygodnione;

c) umożliwiać ustalenie na dzień bilansowy:

- kosztów wymagających jeszcze poniesienia dla pełnego wykonania umowy, oraz

- ustalenia wyniku na zakończenie umowy;

d) zapewniać możliwość wielookresowego porównania poniesionych kosztów (lub uzyskanych przychodów) z kosztami (przychodami) budżetowanymi, niezależnie od wyników umowy wykazanych w poszczególnych okresach sprawozdawczych jej realizacji.

X.5. W celu ułatwienia porównania w księgach rachunkowych przychodów (kosztów) szacowanych z należnościami zafakturowanymi (kosztami poniesionymi) jednostki mogą stosować odpowiednie konta rozliczeniowe, na przykład "Rozliczenie kosztów umów" oraz "Rozliczenie przychodów z umów".

X.6. Na koncie "Rozliczenie kosztów umów" po stronie Wn ujmuje się koszty poniesione (w korespondencji z odpowiednim kontem rozrachunkowym), zaś po stronie Ma - koszty szacowane, zgodnie z zasadami niniejszego Standardu (w korespondencji z odpowiednim kontem kosztów). Saldo Wn konta "Rozliczenie kosztów umów" oznacza nadwyżkę kosztów poniesionych nad kosztami szacowanymi i jest prezentowane w bilansie zgodnie z pkt VIII.7. jako Aktywa z tytułu niezakończonych umów długoterminowych (RMK czynne). Saldo Ma konta "Rozliczenie kosztów umów" oznacza nadwyżkę kosztów szacowane nad kosztami poniesionymi i jest prezentowane w bilansie zgodnie z pkt VIII.6. jako Rozliczenia międzyokresowe umów długoterminowych (RMK bierne).

X.7. Na koncie "Rozliczenie przychodów z umów" po stronie Wn ujmuje się przychody szacowane zgodnie z zasadami niniejszego Standardu (w korespondencji z odpowiednim kontem przychodów), zaś po stronie Ma - należności zafakturowane (w korespondencji z odpowiednim kontem rozrachunkowym). Saldo Wn konta "Rozliczenie przychodów z umów" oznacza nadwyżkę przychodów szacowanych nad należnościami zafakturowanymi i jest prezentowane w bilansie zgodnie z pkt VIII.4. jako Aktywa z tytułu niezakończonych umów długoterminowych (Należności niezafakturowane). Saldo Ma konta "Rozliczenie przychodów z umów" oznacza nadwyżkę należności zafakturowanych nad przychodami szacowanymi i jest prezentowane w bilansie zgodnie z pkt VIII.5. jako Rozliczenia międzyokresowe umów długoterminowych (RMP).

X.8. Wiarygodne ustalenie przychodów i kosztów oraz stopnia zaawansowania poszczególnych umów budowlanych wymaga dobrej współpracy służb finansowo-księgowych jednostki realizującej umowę z odpowiednimi kierownikami budów. Oznacza to efektywny, terminowy i udokumentowany przepływ informacji o realizacji umowy oraz o ewentualnych zagrożeniach terminu jej wykonania lub wyniku. Na przykład informacje o ewentualnych sporach z zamawiającym lub dodatkowych kosztach wykonania umowy najczęściej są znane w pierwszej kolejności kierownikom budowy. Kierownik jednostki powinien zadbać o stworzenie odpowiedniego systemu niezwłocznego przekazywania tych informacji do służb finansowo-księgowych. Źródłem informacji, które pozwala w prosty i efektywny sposób spełnić te wymagania jest odpowiedni system rachunkowości zarządczej. Stosowane w nim metody i techniki gromadzenia oraz dostarczania niezbędnych danych powodują, że jest to system wczesnego informowania kierownika jednostki, menadżera umowy, służb finansowo-księgowych i innych interesariuszy o wynikach i zagrożeniach umowy.

X.9. Istotny element systemu kontroli wewnętrznej jednostki powinny stanowić kontrole poprawności określenia właściwą metody stopnia zaawansowania umowy budowlanej oraz przychodów i kosztów umowy. Procedury te powinny być właściwie udokumentowane, zaś ich przestrzeganie podlega okresowej weryfikacji przez właściwe służby jednostki. W szczególności warunkiem koniecznym jest efektywny system budżetowania i sprawozdawczości wewnętrznej przychodów i kosztów umów, to jest taki system, który dostarcza wiarygodnych oraz rzetelnych informacji o rzeczywistej (historycznej) oraz przyszłej wysokości przychodów i kosztów realizacji umów budowlanych.

X.10. Elementem systemu ustalania przychodów i kosztów umów budowlanych powinna być ciągła analiza różnic pomiędzy należnościami zafakturowanymi a przychodami szacowanymi oraz różnic pomiędzy kosztami poniesionymi a kosztami szacowanymi. Różnice te, prezentowane w odpowiednich pozycjach bilansu, zgodnie z pkt VIII.2.-VIII.5., są informacją o rozbieżnościach pomiędzy rzeczywiście uzyskiwanymi przychodami lub ponoszonymi kosztami, a przychodami (kosztami) szacowanymi. W przypadku, kiedy wartości te są istotne, celowe jest dokonanie ponownej oceny wiarygodności ustalonych przychodów i kosztów umów, a w szczególności stopnia jej zaawansowania.