V. Zasady tworzenia obiektów inwentarzowych

Ogólne zasady tworzenia obiektów inwentarzowych

5.1. Obiekt inwentarzowy (obiekt środków trwałych) jest podstawową jednostką ewidencji środków trwałych. Po stwierdzeniu, że składnik aktywów spełnia warunki uznania za środek trwały (omówione w rozdziale IV) następuje jego przyporządkowanie do właściwej grupy, podgrupy i rodzaju klasyfikacji środków trwałych (KŚT) oraz określenie zakresu obiektu(ów) inwentarzowego(ych), dla którego(ch) ustalona zostanie wartość początkowa oraz okres i metoda amortyzacji.

5.2. Obiekt inwentarzowy, oprócz własnego środka trwałego, który tworzą jego części składowe, może obejmować także części dodatkowe i części peryferyjne w szczególności, jeśli są one z nim związane w sposób trwały fizycznie lub na podstawie przepisów prawa.

Przykład. W samochodach wykorzystuje się kilka rodzajów pomp - paliwa, płynu chłodzącego silnika, hamulcowe itd. Klasyfikacja środków trwałych przewiduje dla pomp stanowiących odrębne obiekty inwentarzowe klasyfikację do rodzajów 440-443. Nie należy jednak pomp wchodzących w skład pojazdu traktować jako odrębnych środków trwałych.

5.3. Każdemu obiektowi inwentarzowemu nadaje się unikalny (niepowtarzalny), kolejny numer inwentarzowy, zamieszczany - w miarę możliwości - w sposób trwały na obiekcie. Numer ten, wraz z opisem obiektu środka trwałego, ujmuje się we wchodzącej w skład ewidencji środków trwałych (przyjmującej formę np. kart inwentarzowych) - księdze obiektów (księdze inwentarzowej), prowadzonej na bieżąco oraz odpowiednio przechowywanej i zabezpieczonej, zgodnie z wymogami ustawy.

Przykład. Każdy pojedynczy obiekt budowlany jest odrębnym obiektem inwentarzowym. Jednak elementów składowych obiektu budowlanego nie traktuje się jako odrębnych obiektów inwentarzowych, nawet jeśli okres ich ekonomicznej użyteczności jest istotnie różny od okresu ekonomicznej użyteczności pozostałej części środka trwałego. Okna w budynku wymienia się kilka razy w trakcie okresu ekonomicznej użyteczności obiektu budowlanego. Nie stanowi to jednak podstawy do uznania okien za odrębny obiekt inwentarzowy względem pozostałej części obiektu budowlanego.

5.4. Części dodatkowe i części peryferyjne mogą być objęte pomocniczą ewidencją w ramach ewidencji środków trwałych, lub może im być nadany numer identyfikacyjny (tzw. podnumer inwentarzowy). Ten sam podnumer inwentarzowy nie może być nadany dwóm różnym częściom dodatkowym lub częściom peryferyjnym nawet wtedy, gdy dołączone są one do różnych środków trwałych. W razie wyodrębnienia w ramach obiektu części dodatkowej lub peryferyjnej, ewidencji podlega wartość początkowa, suma odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, a w konsekwencji wartość księgowa netto każdej z tych części. Części dodatkowe lub części peryferyjne, które mogą być przełączane między różnymi środkami trwałymi, obejmuje się ewidencją pomocniczą najpóźniej z chwilą pierwszego przełączenia. Przez przełączenie rozumie się trwałe odłączenie części od jednego obiektu w celu dołączenia do innego obiektu środka trwałego objętego ewidencją jednostki (patrz pkt 9.14-9.20).

5.5. Obiekt inwentarzowy może stanowić:

a) pojedynczy obiekt inwentarzowy, jakim jest indywidualny środek trwały,

b) zbiorczy obiekt inwentarzowy, w skład którego wchodzą dwa lub więcej środki trwałe; każdy z nich mógłby stanowić pojedynczy obiekt, ale ich połączenie jest uzasadnione względami wyjaśnionymi w pkt 5.8.

5.6. Typowym, pojedynczym obiektem inwentarzowym jest np. działka wyodrębniona w księdze wieczystej (w przypadku gruntów) lub samochód (w przypadku środków transportu).

5.7. Nie łączy się w jeden (pojedynczy) obiekt inwentarzowy kilku indywidualnych składników aktywów, jeżeli każdy spełnia definicję środka trwałego, nawet wtedy gdy są ze sobą połączone. Np., budynek lub budowla nie stanowią jednego obiektu z gruntem, na którym zostały posadowione, mimo, iż są z nim trwale połączone. Decydują o tym różne grupy klasyfikacji rodzajowej środków trwałych oraz fakt, iż budynek lub budowla są amortyzowane, a grunt nie. Podobnie budynki w zabudowie szeregowej nie stanowią jednego obiektu inwentarzowego, mimo iż posiadają wspólne ściany. Kluczowa jest tu zdolność do samodzielnego wykonywania funkcji przez każdy z tych budynków.

5.8. Zbiorczy obiekt inwentarzowy mogą tworzyć:

a) obiekty zespolone funkcjonalnie, w skład których mogą wchodzić środki trwałe różne co do rodzaju, ale pełniące swą funkcję łącznie,

b) obiekty zespolone rodzajowo, w skład których wchodzą środki trwałe identyczne lub podobne co do rodzaju (np. liczniki energii elektrycznej, meble, latarnie, wiaty komunikacyjne, pojemniki na śmieci).

5.9. Zbiorczy, zespolony funkcjonalnie obiekt inwentarzowy tworzy się w przypadku gdy kilka środków trwałych jest ze sobą powiązanych w celu spełniania przez nie określonych funkcji łącznie (np. gniazdo obróbcze, taśma produkcyjna).

Przykład. W przypadku maszyn, urządzeń i aparatów ogólnego przeznaczenia zaliczonych do grupy 4 KŚT przyjmuje się, że odrębnymi obiektami są poszczególne maszyny, urządzenia i aparaty (w tym maszyny automatyczne i półautomatyczne) oraz agregaty i zespoły urządzeń wraz ze stałym wyposażeniem (powiązane konstrukcyjno-technologicznie ze sobą w agregaty, zespoły lub linie obróbki albo ciąg technologiczny).

Zapis KŚT oznacza możliwość traktowania jako zbiorczego - zespolonego funkcjonalnie obiektu inwentarzowego zespołów maszyn, linii obróbki czy ciągów technologicznych, w skład których wchodzi kilka odrębnych maszyn lub urządzeń - odrębnych to jest takich, które stanowią maszynę ukończoną w rozumieniu dyrektywy 2006/42/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 17 maja 2006 r. w sprawie maszyn, zmieniającej dyrektywę 95/16/WE (Dz. Urz. UE L 157 z 09.06.2006, s. 24) oraz posiadają własne tabliczki znamionowe z numerem seryjnym oraz opisem najważniejszych parametrów.

Podobne reguły dotyczą środków trwałych zaliczonych do grupy 5 KŚT, w przypadku których za odrębny obiekt uważa się z reguły poszczególne maszyny, urządzenia i aparaty wraz z wyposażeniem normalnym lub dodatkowym i specjalnym stałym, stanowiące konstrukcyjną całość. Obiekty złożone konstrukcyjnie i powiązane ze sobą w ciąg technologiczny zespoły maszyn lub agregaty ekstrakcyjne itp. wraz z wyposażeniem, traktuje się jako jeden zbiorczy - zespolony funkcjonalnie obiekt inwentarzowy.

5.10. Zbiorczy obiekt inwentarzowy zespolony rodzajowo tworzy się wtedy, gdy wszystkie rzeczowe składniki aktywów trwałych wchodzące w skład tego obiektu i stanowiące części składowe tego obiektu:

a) należą do tego samego rodzaju KŚT,

b) użytkowane są w podobnych warunkach, spełniają zbliżone funkcje i nie zachodzi potrzeba ustalania amortyzacji odrębnie dla każdego z nich,

c) jednorazowe odpisanie w koszty poszczególnych składników zbiorczego obiektu inwentarzowego zniekształciłoby wynik finansowy.

Przykład. W hotelu dokonuje się okresowej wymiany wyposażenia pokoi hotelowych w tym mebli, których jednostkowa cena nabycia jest zwykle niższa od dolnej granicy wartości środków trwałych. Jednak łączne wydatki na zakup mebli w tym samym okresie, stanowią dla jednostki istotną kwotę. Dodatkowo, jednorazowe odniesienie łącznej wartości nabytego umeblowania w ciężar kosztów danego okresu, zniekształciłoby wynik finansowy jednostki. W tego typu przypadkach zaleca się wprowadzanie wyposażenia np. mebli do środków trwałych przy zastosowaniu uproszczenia, polegającego na tworzeniu obiektów zbiorczych.

Meble w pokojach hotelowych można podzielić na trzy grupy:

1. Meble wbudowane, fizycznie trwale połączone z budynkiem (może mieć również miejsce trwałe - połączenie o charakterze prawnym).

2. Meble wolnostojące, uniwersalne - stanowiące wyposażenie różnych pokoi.

3. Meble wolnostojące składające się na komplet, stanowiące unikalne wyposażenie konkretnych apartamentów.

Meble wbudowane stanowią wraz z budynkiem pojedynczy obiekt inwentarzowy, co jest spójne z zapisami KŚT. Obiekt taki nie jest obiektem zbiorczym.

Meble wolnostojące, uniwersalne mogą tworzyć zbiorczy obiekt inwentarzowy w taki sposób, że:

a) wszystkie meble wchodzące w skład wyposażenia jednego pokoju hotelowego są traktowane jako pojedynczy obiekt inwentarzowy lub

b) wszystkie meble na wyposażeniu typowych pokojów hotelowych stanowią pojedynczy obiekt inwentarzowy lub

c) poszczególne rodzaje mebli (np. łóżka, krzesła, sofy, stoliki) stanowią pojedynczy obiekt inwentarzowy (przyjęcie takiego rozwiązania jest zasadne, gdy meble przenoszone są między pokojami).

Meble wolnostojące składające się na unikalny komplet mogą tworzyć pojedynczy obiekt inwentarzowy.

Wszystkie meble wchodzące w skład pojedynczego obiektu inwentarzowego posiadają w takim przypadku ten sam numer inwentarzowy; mogą jednak mieć nadane własne podnumery inwentarzowe w ramach ewidencji pomocniczej.

Jednostka nie może jednak przyjąć do ewidencji środków trwałych wyposażenia obiektu hotelowego tzw. pierwszego wyposażenia, jako zbiorczego obiektu ewidencji łącznie z budynkiem, ponieważ budynki i meble to składniki majątku wchodzące w skład różnych rodzajów KŚT, a ponadto budynek hotelowy ma istotną wartość.

Szczególne kryteria tworzenia obiektów w przypadku sieciowych środków trwałych

5.11. Szczególną odmianą zbiorczego obiektu inwentarzowego, zespolonego funkcjonalnie, są sieciowe środki trwałe, w tym obiekty budowlane liniowe w rozumieniu Prawa budowlanego. Na potrzeby standardu przez sieciowy środek trwały rozumie się zespół środków trwałych połączonych ze sobą w celu realizowania zadań przesyłowych, dystrybucyjnych lub transportowych. Sieć służy zwykle do przesyłu lub dystrybucji mediów (np. wody, energii elektrycznej, energii cieplnej, gazu, ścieków, powietrza, paliw płynnych), przesyłu sygnałów i informacji (np. sieci komputerowe, telekomunikacyjne, telewizyjne) lub celom komunikacyjnym (sieci drogowe, szynowe).

5.12. Nie zalicza się do sieciowych środków trwałych instalacji tworzących obiekt inwentarzowy wspólnie z obiektem nie sieciowym. Np. instalacje: wodna, kanalizacyjna, elektryczna, sanitarna, przeciwpożarowa trwale połączone z budynkiem (wraz z przyłączem lub za przyłączem) tworzą z budynkiem jeden środek trwały. Nie są one traktowane jak środki trwałe sieciowe, ponieważ budynek nie jest środkiem trwałym sieciowym.

5.13. W przypadku sieciowych środków trwałych uznaje się, że obiektem inwentarzowym może być każde urządzenie, które pełni indywidualną funkcję w sieci, nawet gdyby pełnienie tej funkcji nie było możliwe bez podłączenia danego środka trwałego do innych urządzeń sieciowych. Urządzenia sieciowe posiadają swój numer seryjny, tabliczkę znamionową, certyfikat CE, itp.

Przykład. Terminal komputerowy (urządzenia wejścia i wyjścia) połączony jest za pomocą okablowania z serwerem sieciowym. Urządzenia te ściśle ze sobą współpracują - serwer nie posiada osobnej klawiatury (urządzenie wejścia), ani monitora (urządzenie wyjścia), zaś terminal nie posiada dysku twardego. Jednak ze względu na fakt, że terminal, jako urządzenie, pełni indywidualną funkcję w sieci stanowi on osobny środek trwały od serwera.

Przykład. Sieć komputerowa (okablowanie), która z zasady nie jest urządzeniem komputerowym, spełnia definicję sieciowego (liniowego) obiektu budowlanego, stanowi osobny obiekt inwentarzowy (osobny środek trwały). Jeżeli jednak sieć komputerowa jest trwale połączona (wbudowana) z budynkiem lub budowlą to wchodzi w skład obiektu inwentarzowego, którym jest budynek lub budowla.

5.14. W przypadku obiektów budowlanych sieciowych (liniowych) przyjmuje się, że:

a) każdy obiekt budowlany stanowi odrębny środek trwały, o ile jednostka nie łączy ich według zasad opisanych w dalszej części standardu. Wyodrębnienie obsługujących sieć obiektów budowlanych następuje zgodnie z przepisami Prawa budowlanego, a większość obiektów budowlanych posiada książkę obiektu budowlanego, mostowego lub drogi, co pozwala odróżnić te obiekty od siebie,

b) nie traktuje się jako odrębnego obiektu środków trwałych instalacji nie spełniających definicji obiektu budowlanego, trwale związanych z obiektem budowlanym liniowym i zapewniających możliwość jego użytkowania zgodnie z przeznaczeniem; wchodzą one w skład obiektu budowlanego, który obsługują,

c) urządzania techniczne stanowią odrębne obiekty inwentarzowe pod warunkiem, że samodzielnie spełniają definicję środka trwałego (np. nie są jedynie częściami składowymi, dodatkowymi lub częściami peryferyjnymi środka trwałego lub nie posiadają niskiej wartości).

Przykład. Na potrzeby ewidencji środków trwałych uznaje się, że odrębnymi obiektami inwentarzowymi są: sieć kanalizacyjna (rury), pompy zamontowane w przepompowni oraz budynek przepompowni. Podobnie, oddzielne obiekty inwentarzowe stanowią: sieci energetyczne (słupy i druty), budynek transformatorowni i transformatory.

5.15. Jednostka może tworzyć zbiorcze obiekty inwentarzowe, składające się z więcej niż jednego sieciowego środka trwałego, nawet gdy pojedynczo mają one istotną wartość, jednak pod warunkiem zachowania zasad określonych w KŚT (np. dla rurociągów).

5.16. Obiekty inwentarzowe sieciowe mogą być tworzone (łączone) przy uwzględnieniu kryterium:

a) geograficznego,

b) technicznego,

c) historycznego.

Kryteria geograficzne

5.17. Kryterium geograficzne tworzenia sieciowych obiektów inwentarzowych polega na ich tworzeniu z punktu widzenia jednakowej lokalizacji. Przykładowo, zgodnie z KŚT zbiorczym obiektem inwentarzowym może być zespół przewodów rurociągowych użytkowanych w jednym celu na terenie zakładu, ulicy, osiedla. Oznacza to, że w przypadku rurociągów, kryterium podstawowe wydzielania środków trwałych, jakim jest ich przyporządkowanie do określonego obiektu budowlanego (którego granice określone są w książce obiektu budowlanego) może być uzupełnione o kryterium geograficzne np. rurociągi wodociągowe osiedla "Przyjaźń".

5.18. W ramach obiektu zbiorczego nie łączy się ze sobą sieci: wodociągowej, kanalizacyjnej, gazowej, czy ciepłowniczej, nawet gdy są położone na terenie tego samego zakładu, ulicy czy osiedla, gdyż służą różnym celom.

Kryteria techniczne

5.19. W myśl kryterium technicznego sieciowe obiekty inwentarzowe są tworzone z uwzględnieniem czynników technicznych. Np. tworzywa z którego są zrobione - w przypadku przewodów rurociągowych zaliczanych do jednego zbiorczego obiektu inwentarzowego - muszą one należeć do tego samego rodzaju KŚT, a dodatkowo być tego samego typu³⁾.

___________________
³⁾ W przypadku uzbrojenia terenu typy rurociągów wymienia załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 marca 1999 r. (Dz. U. poz. 297) "Wykaz standardów technicznych, instrukcja Techniczna G7". Oznacza to, że w skład zbiorczego obiektu inwentarzowego - środki trwałe sieciowe wchodzą wyłącznie rurociągi zbliżone do siebie pod względem technicznym.

Kryteria historyczne

5.20. Ze względu na postęp techniczny i technologiczny nowe odcinki sieci budowane są najczęściej z nowszych typów materiałów i są konstruowane w nowszych technologiach. Przykładowo, jeżeli przedłużana jest sieć istniejąca od wielu lat, a nowy odcinek różni się istotnie od tych, które powstały wcześniej to odcinek ten traktuje się jako odrębny obiekt inwentarzowy, nie zaś jako rozbudowę (ulepszenie) wcześniej istniejącego środka trwałego.

5.21. W przypadku sieciowych (liniowych) obiektów budowlanych decydujące znaczenie ma charakter wykonanych robót budowlanych. Jeżeli kolejny odcinek sieci powstaje na podstawie pozwolenia na budowę - rozbudowę już istniejącego obiektu budowlanego, to nie traktuje się go jako osobnego obiektu inwentarzowego. Jest to ulepszenie. Jeśli natomiast nowy odcinek sieci powstaje na podstawie pozwolenia na budowę nowego obiektu budowlanego, wtedy jednostka może:

a) wyodrębnić nowy obiekt inwentarzowy (nowy środek trwały),

b) zdecydować o połączeniu go z już istniejącym obiektem, o ile spełnione są wcześniej omówione warunki grupowania według kryteriów geograficznych i technicznych.