IV. Warunki uznania składnika majątku za środek trwały

Specyfikacja warunków , których spełnienie pozwala uznać składnik majątku za środek trwały

4.1. Warunkiem uznania składnika majątku za środek trwały jest wykazanie, iż spełnia on jednocześnie:

a) ogólne warunki uznania za składnik aktywów, określone w art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy,

b) szczegółowe warunki uznania wynikające z definicji środka trwałego, określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy.

4.2. Dla oceny czy składnik aktywów spełnia warunki uzasadniające uznanie go za środek trwały ustalenia wymaga:

a) czy jest to składnik aktywów o charakterze nieruchomości (gruntu, budynku, budowli lub ich części) bądź maszyn, urządzeń, środków transportu lub innych rzeczy, ewentualnie czy jest to rzeczowe prawo majątkowe: prawo wieczystego użytkowania gruntu, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego lub spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,

b) czy jednostka sprawuje nad nim kontrolę na podstawie odpowiedniego prawa rzeczowego np. własności, współwłasności, wieczystego użytkowania lub umowy o leasing finansowy, a tym samym jest uprawniona do czerpania wynikających z niego korzyści ekonomicznych oraz ponosi ryzyko związane z ich uzyskaniem,

c) czy jest on przeznaczony do użytkowania na własne potrzeby przez okres dłuższy niż rok od dnia przyjęcia do użytkowania; do środków trwałych nie kwalifikują się składniki aktywów, których okres ekonomicznej użyteczności dla jednostki jest krótszy niż rok lub które przeznaczone są do sprzedaży, stanowią inwestycje, itp.,

d) czy w dniu przyjęcia jest on zdatny do użytkowania oraz czy jest kompletny, a zarazem spełnia wymogi prawne lub specyficzne wymogi ustanowione przez jednostkę warunkujące dopuszczenie go do użytkowania, co potwierdzają stosowne dokumenty.

4.3. Składnik aktywów spełniający warunki określone w pkt. 4.1 i 4.2 stanowi w zasadzie obiekt inwentarzowy ujmowany w księgach, w tym w szczegółowej ewidencji środków trwałych jednostki przez okres jego użytkowania, chyba że jednostka zdecyduje inaczej ze względu na jego nieistotną wartość początkową.

Przed ujęciem składnika aktywów w ewidencji księgowej środków trwałych określa się w szczególności do jakiej, przewidzianej w KŚT grupy, podgrupy i rodzaju kwalifikuje się przyjęty do użytkowania składnik aktywów - bądź jako samodzielny obiekt inwentarzowy środków trwałych opatrywany kolejnym numerem inwentarzowym, bądź jako element już istniejącego pojedynczego obiektu inwentarzowego (dotyczy części składowych, dodatkowych, a w uzasadnionych przypadkach części peryferyjnych - patrz pkt 4.17-4.21 standardu) lub zbiorczego obiektu inwentarzowego (patrz pkt 5.8-5.21).

4.4. Jednostki małe i mikro, o których mowa w art 3 ust. 6 ustawy, mogą stosować uproszczenia w zakresie zasad uznawania środków trwałych użytkowanych na podstawie umowy leasingu, klasyfikując te umowy zgodnie z przepisami o podatku dochodowym.

Postać środka trwałego

4.5. Środkiem trwałym jest co do zasady składnik aktywów posiadający postać rzeczową (materialną). Jednak w przypadku niektórych składników aktywów trwałych jednostka musi rozstrzygnąć: czy stanowią one środek trwały, czy wartość niematerialną i prawną.

4.6. Środek trwały stanowią także rzeczowe prawa majątkowe, w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego, takie jak: prawo wieczystego użytkowania gruntu, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego. Nie zalicza się jednak do środków trwałych takich rzeczowych praw majątkowych, jak: służebność przesyłu, służebność gruntowa, służebności osobiste, hipoteka, zastaw oraz użytkowanie.

4.7. Nie uznaje się za środek trwały rzeczowych składników aktywów, które pełnią jedynie funkcję nośnika dla wartości niematerialnych i prawnych.

Przykład. Jednostka nabyła licencję użytkowego oprogramowania komputerowego, do której dołączono papierową dokumentację tego oprogramowania oraz nośnik komputerowy z plikiem instalacyjnym. W takim przypadku jednostka ujmuje całą cenę nabycia licencji jako wartość początkową wartości niematerialnych i prawnych, bez wyodrębniania składników rzeczowych zawartych w tej cenie.

4.8. W określonych przypadkach w wartości początkowej środków trwałych ujmowane są także nakłady na składniki niematerialne, co wynika z ich istoty lub charakteru ich powiązania ze środkiem trwałym. W szczególności, w przypadku oprogramowania, o jego ujęciu w wartości początkowej środka trwałego (środki transportu, urządzenia, maszyny, w którym jest ono zainstalowane) lub o odrębnym ujęciu jako wartości niematerialnej i prawnej decyduje rodzaj licencji (prawa do użytkowania), a nie rodzaj oprogramowania. Licencja na system operacyjny, która jest przypisana do konkretnego urządzenia (np. komputera, maszyny) i może być używana tylko na tym urządzeniu (licencja OEM), nie jest ujmowana jako odrębny składnik aktywów, lecz wchodzi w skład obiektu środka trwałego zwiększając jego wartość początkową. Z kolei licencja wielostanowiskowa na system operacyjny, która jest niezależna od konkretnego urządzenia, w efekcie czego może być użytkowana na wielu różnych urządzeniach, jest ujmowana jako odrębny składnik aktywów trwałych - wartość niematerialna i prawna, a nie jako element wartości początkowej środka trwałego. Podobnie, jeśli oprogramowanie sterujące zainstalowane jest na urządzeniu sterującym, które stanowi odrębny obiekt środków trwałych (np. rodzaje 487 i 488 KŚT), różny od urządzeń, których pracą steruje (urządzeń sterowanych) wtedy:

a) zalicza się je do tego samego obiektu inwentarzowego, co urządzenie sterujące - jeśli licencja na oprogramowanie jest przyporządkowana do tego konkretnego urządzenia sterującego (np. licencja OEM udzielona na urządzenie sterujące),

b) zalicza się je do wartości niematerialnych i prawnych - jeśli licencja nie jest przyporządkowana do konkretnego urządzenia (nie jest licencją typu OEM).

Przykład. Jednostka nabyła zespół komputerów wraz z oprogramowaniem na licencjach OEM. Licencje te są trwale przypisane do poszczególnych urządzeń (np. za pomocą numeru seryjnego tego urządzenia, numeru jego części składowych, takich jak płyta główna, procesor lub karta sieciowa) i możliwe do wykorzystania tylko na tych urządzeniach. Licencje na to oprogramowanie są ujmowane łącznie z urządzeniem jako składnik środka trwałego.

Przykład. Coraz więcej urządzeń różnego typu (samochody, telefony) działa pod kontrolą dedykowanego oprogramowania. Wartość licencji na takie oprogramowanie nie jest ujawniana ani przez producentów, ani przez sprzedawców. Cena za licencję zawiera się w cenie nabycia urządzenia. Zazwyczaj jest to oprogramowanie typu OEM. W takim przypadku prawidłowe jest ujęcie całej ceny nabycia jako wartości początkowej środka trwałego. Nawet w razie osobnego nabycia licencji OEM z chwilą ich zainstalowania w urządzeniu powinny one zostać ujęte jako zwiększenie wartości początkowej tego urządzenia (środka trwałego), jeśli nie zostało ono jeszcze wprowadzone do ewidencji, albo być ujęte jako ulepszenie środka trwałego.

Przykład. Czasami powiązanie licencji na oprogramowanie z urządzeniem ma nie tyle charakter prawny co fizyczny. Oprogramowanie wgrane jest do kości pamięci (chip), której nie można ponownie zapisać w celu uaktualnienia wersji oprogramowania. Wymiana oprogramowania wiąże się więc z koniecznością zakupu części materialnej - nowej kości pamięci z już wgranym nowym oprogramowaniem. W takiej sytuacji uznaje się, że nastąpiło nabycie składnika aktywów rzeczowych, a nie składnika aktywów niematerialnych i prawnych, stąd poniesione nakłady stanowią odpowiednio remont lub ulepszenie środka trwałego.

Okres ekonomicznej użyteczności

4.9. Środkiem trwałym może być jedynie składnik aktywów, który jednostka zamierza użytkować/wykorzystywać na własne potrzeby przez okres (zwany w ustawie okresem ekonomicznej użyteczności) trwający dłużej niż rok.

4.10. Składnik aktywów, który jednostka nabyła z zamiarem wykorzystywania na własne potrzeby przez okres krótszy niż rok nie jest uznawany za środek trwały, mimo że fizycznie jest on zdolny do działania dłużej niż rok. Nakłady poniesione na taki składnik aktywów stanowić mogą:

a) koszt wytworzenia innych składników aktywów lub usług,

b) zapas (materiały lub towary), jeżeli jest on przewidziany do zbycia po zakończeniu okresu użytkowania,

c) koszty okresu poniesienia nakładów.

Jeżeli zgodnie z przewidywaniami jednostki wartość pozostałości składnika aktywów o okresie użytkowania przez jednostkę krótszym niż rok jest na koniec okresu jego użytkowania istotna, wówczas jednostka ujmuje w koszty wytworzenia lub w koszty okresu jedynie różnicę między wartością początkową tego składnika aktywów a ceną sprzedaży netto możliwą do uzyskania ze zbycia jego istotnej pozostałości.

Przykład. W jednostce produkcyjnej w styczniu 20X0 roku doszło do uszkodzenia urządzenia stanowiącego element linii produkcyjnej, co doprowadziło do przerwania procesu wytwarzania. Uszkodzonego urządzenia nie udało się naprawić. Jednostka posiada umowę z kontrahentem na dostarczanie mu produktów, które są wytwarzane na tej linii produkcyjnej. Umowa z kontrahentem kończy się w grudniu 20X0 i nie będzie przedłużona. W celu wywiązania się z umowy z kontrahentem jednostka próbowała wynająć lub przyjąć w leasing urządzenie zastępcze w miejsce tego, które uległo uszkodzeniu. Okazało się to jednak niemożliwe w krótkim czasie. Dlatego jednostka była zmuszona nabyć takie urządzenie na rynku, z zamiarem jego sprzedaży w grudniu 20X0, po zakończeniu umowy z kontrahentem. Zakupiono urządzenie używane, które według oceny technicznej mogłoby być użytkowane co najmniej 4 lata - jednostka zamierza sprzedać urządzenie po 11 miesiącach użytkowania.

W opisywanym przypadku jednostka odnosi cenę nabycia zakupionego urządzenia w koszt wytworzenia produktów w momencie jego oddania do użytkowania lub rozlicza w czasie na przestrzeni 11-miesięcznego okresu jego użytkowania stosując czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Jeżeli cena sprzedaży netto urządzenia jest istotna, (po 11 miesiącach jego użytkowania), wówczas jednostka ujmuje urządzenie jako składnik zapasów, wyceniając go w kwocie odpowiadającej cenie sprzedaży netto, możliwej do uzyskania w momencie przeprowadzenia transakcji. Różnica między ceną nabycia urządzenia a jego wartością wyrażoną w cenie sprzedaży netto obciąża koszty wytworzenia produktu zgodnie z zasadnymi opisanymi powyżej.

Przykład. Jednostka prowadząca salon sprzedaży samochodów nabywa auta testowe, które służą zapewnieniu sprzedaży. Pojazdy te są wykorzystywane w salonie przez okres nie dłuższy niż rok (okres użytkowania), chociaż okres ich ekonomicznej użyteczności znaczenie wykracza poza 12 miesięcy. Zazwyczaj jednostka tak kształtuje okres użytkowania tych pojazdów, aby możliwa do uzyskania cena ich sprzedaży nie była niższa niż cena nabycia od producenta lub głównego importera. Ze względu na zasady postępowania przyjęte w odniesieniu do tych pojazdów należy uznać, że głównym celem ich nabycia jest przyszła sprzedaż. Użytkowanie tych pojazdów dla potrzeb własnej działalności handlowej w tym przypadku nie jest celem podstawowym. Auta takie jednostka zalicza do towarów, ponieważ sprzedaż pojazdów jest typową działalnością handlową jednostki.

4.11. Okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego może być mierzony w sposób bezpośredni, za pomocą jednostek czasu (np. miesięcy, lat), lub w sposób pośredni - za pomocą jednostek miary potencjału użytkowego, właściwego dla danego środka trwałego. Miarą potencjału użytkowego są najczęściej jednostki naturalne, takie jak np.: liczba kilometrów, jaką może przejechać pojazd zgodnie z zakładanym czasem jego użytkowania, liczba odlewów, jakie można wykonać przy pomocy formy odlewniczej, liczba godzin pracy koparki, tony wydobytej kopaliny itp.

4.12. Określając okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego jednostka uwzględnia w szczególności:

a) kryteria obiektywne - niezależne od danej jednostki i wynikające z samej właściwości składnika aktywów lub innych uwarunkowań, głównie zewnętrznych, decydujących o możliwym okresie jego ekonomicznej użyteczności; np.: tempo postępu techniczno-ekonomicznego, prawne (np. okres trwania licencji lub koncesji warunkującej produkcję) lub inne ograniczenia czasu używania środka trwałego, jakość materiałów z jakich wykonany został składnik aktywów,

b) kryteria wynikające ze specyfiki działalności danej jednostki, które mogą wpływać na wydłużenie lub skrócenie okresu ekonomicznej użyteczności danego składnika aktywów, (np.: intensywność eksploatacji, w tym liczba zmian, na których pracuje, wydajność mierzona liczbą godzin pracy lub liczbą wytworzonych produktów albo innym właściwym miernikiem, warunki eksploatacji, częstotliwość i opłacalność remontów, zasobność złoża, do eksploatacji którego służy środek trwały itp.).

Przykład. Stacja paliw posiada podziemne zbiorniki paliw płynnych, które zgodnie z przepisami i warunkami technicznymi mogą być użytkowane do 20 lat. Okres ekonomicznej użyteczności tych zbiorników wynosi zatem maksymalnie 20 lat. Jest to kryterium obiektywne. Określając okres ekonomicznej użyteczności zbiorników jednostka powinna jednak uwzględnić także kryteria specyficzne, jak np. fakt, że zbiorniki są przykryte glebą o niezwykle niekorzystnym odczynie chemicznym, co najprawdopodobniej spowoduje wyłączenie ich z eksploatacji po 15 latach. Dlatego jednostka przyjmie 15 letni okres ekonomicznej użyteczności zbiorników.

4.13. Prawidłowe określenie zakresu obiektu środka trwałego, jego wartości początkowej, okresu ekonomicznej użyteczności lub metody i stawki amortyzacji, a także charakteru nakładów ponoszonych w trakcie użytkowania (remont, ulepszenie) może wymagać specjalistycznej wiedzy, w szczególności technicznej i technologicznej. W takich przypadkach należy zapewnić wsparcie komórek merytorycznie odpowiedzialnych za gospodarkę środkami trwałymi w jednostce lub za ich eksploatację, jak również zapewnić stałą wymianę informacji między tymi komórkami, a komórką zajmującą się prowadzeniem ksiąg rachunkowych.

Kompletność i zdatność do użytkowania

4.14. Składnik majątku może być uznany za środek trwały tylko wtedy, gdy jest zdatny do użytkowania. Warunkiem wstępnym uznania składnika majątkowego za zdatny do użytkowania jest jego kompletność.

4.15. Środek trwały uznaje się za zdatny do użytkowania, jeżeli jest kompletny i jednocześnie spełnia:

a) wymogi prawne przewidziane w przepisach regulujących szczególne warunki jakie muszą spełniać określone kategorie środków trwałych, aby zostały dopuszczone do użytkowania,

b) wymogi wewnętrzne polegające na jego dostosowaniu do miejsca i warunków funkcjonowania, zgodnie z wymaganiami jednostki (np. agregat produkcyjny został posadowiony na fundamencie i podłączony do systemu wentylacji funkcjonującego w przedsiębiorstwie).

Zdatność do użytkowania powinna być potwierdzona odpowiednim dokumentem odbioru, ewentualnie po przeprowadzeniu stosownych prób.

4.16. Środek trwały jest kompletny, jeżeli może realizować przypisane mu funkcje, co oznacza, że spełnia wszystkie warunki techniczne (pod względem konstrukcyjnym) i prawne przewidziane dla danej kategorii środków trwałych, a w szczególności zawiera wszystkie części składowe.

4.17. Część składowa jest to nieodłączny element środka trwałego warunkujący jego użytkowanie (np. silnik w samochodzie, fundament pod budynek, płyta główna w zespole komputerowym), który nie może być od niego odłączany bez istotnego uszczerbku dla zdatności środka trwałego do użytkowania. W przypadku niektórych kategorii środków trwałych regulacje prawne określają wykaz części składowych, które muszą one posiadać, aby można było je uznać za kompletne, a w konsekwencji dopuścić do użytkowania¹⁾. Część składowa jest powiązana fizycznie (wchodzi fizycznie w skład danego środka trwałego) lub prawnie ze środkiem trwałym.

___________________
¹⁾ Np. rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. poz. 690) zawiera wykaz części składowych, bez których budynek nie jest kompletny, a przez to nie jest zdatny do użytkowania. Z kolei ustawa z dnia 20 czerwca 1997 r. "Prawo o ruchu drogowym" (Dz. U. z 2017 r. poz. 128 z późn. zm.) wskazuje na wykaz elementów składowych, jaki musi posiadać pojazd, aby był dopuszczony do ruchu na drogach publicznych.

4.18. Środek trwały można uznać za kompletny mimo tego, że nie są do niego dołączone części dodatkowe lub części peryferyjne.

4.19. Częścią dodatkową (dodatkowym wyposażeniem) jest element środka trwałego, który zwiększa jego walory użytkowe, ale nie jest niezbędny do jego funkcjonowania lub nie powoduje ograniczenia w jego użytkowaniu. Część dodatkowa wchodzi fizycznie w skład środka trwałego lub jest z nim w inny sposób trwale związana (fizycznie lub prawnie). Jest ona ujmowana w wartości księgowej brutto środka trwałego, z którym jest związana, gdyż sama nie może być uznana za kompletny składnik aktywów. Przykładem części dodatkowej jest klimatyzacja lub radio zamontowane w samochodzie, koło zapasowe w samochodzie, rolety antywłamaniowe w budynku, itp.

4.20. Częścią peryferyjną jest element fizycznie (konstrukcyjnie) niewchodzący w skład środka trwałego, który realizuje samodzielnie określone funkcje użytkowe. Część peryferyjna nie warunkuje możliwości użytkowania środka trwałego, z którym ma być powiązana, a jej brak nie ogranicza jego właściwości użytkowych. Część peryferyjna zależnie od decyzji jednostki oraz postanowień zawartych w KŚT może stanowić odrębny środek trwały lub wchodzić w skład środka trwałego, z którym jest powiązana. Część peryferyjna może także być użytkowana w powiązaniu z więcej niż jednym środkiem trwałym. Przykładem takiej część peryferyjnej jest drukarka komputerowa. Częścią peryferyjną może być także ogrodzenie obiektu budowlanego, jeśli ogrodzenie to służy tylko i wyłącznie jednemu obiektowi. Ogrodzenie może także stanowić odrębny środek trwały ze względu na pełnienie funkcji samodzielnie, lub jeżeli służy na potrzeby dwóch lub więcej obiektów budowlanych.

4.21. Części dodatkowe i części peryferyjne, odmiennie niż części składowe, mogą być dołączane do środka trwałego już po jego przyjęciu do użytkowania, odłączane od środka trwałego po przyjęciu go do użytkowania lub przełączane między różnymi środkami trwałymi. Jednostka ustala w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości dolną granicę wartości części dodatkowych i części peryferyjnych ujmowanych jako zwiększenie wartości księgowej brutto środka trwałego.

4.22. Wielu kategorii środków trwałych dotyczą odrębne przepisy prawa, które wyznaczają możliwości lub warunki ich użytkowania²⁾. W przypadku przedmiotów, które dla uznania ich za zdatne do użytkowania wymagają spełnienia wymogów prawnych jednostka może uznać je za środki trwałe dopiero po spełnieniu tych wymogów. W przypadku, kiedy spełnienie wymogów wymaga potwierdzenia odpowiednimi dokumentami - dopiero po uzyskaniu tych dokumentów (w tym decyzji, certyfikatów, atestów, pozwoleń) lub dopiero po ich uprawomocnieniu, jeśli nie następuje ono jednocześnie z wydaniem dokumentu.

Przykład. Wiele kategorii obiektów budowlanych wymaga uzyskania pozwolenia urzędowego na ich użytkowanie. Co więcej, aby można było rozpocząć użytkowanie takiego obiektu pozwolenie to musi się uprawomocnić. Jeżeli w takim obiekcie budowlanym zakończono wszelkie roboty budowlane, ale brak jeszcze pozwolenia na użytkowanie, albo decyzja taka jeszcze nie uprawomocniła się, to obiekt ten nie może być uznany za zdatny do użytkowania.

Przykład. Pojazd mechaniczny, który jest przeznaczony do poruszania się po drogach publicznych musi zostać urzędowo dopuszczony do ruchu. Pojazd musi posiadać wymagane dokumenty i oznaczenia potwierdzające spełnienie tego obowiązku (np. dowód rejestracyjny, tablice rejestracyjne, itd.). Podobnie w przypadku wielu innych środków trwałych, aby mogły być uznane za zdatne do użytkowania muszą uzyskać odpowiednie dopuszczenie do użytkowania przez organy nadzorujące (np. Urząd Dozoru Technicznego, Urząd Transportu Kolejowego, Urząd Miar). Do czasu uzyskania tych pozwoleń składnik aktywów nie spełnia warunku zdatności do użytkowania.

Warunkowe rozpoczęcie eksploatacji części środka trwałego (np. części budynku) nie daje możliwości uznania go za zdatny do użytkowania. Zdatność do użytkowania jest rozpatrywana w odniesieniu do całego, docelowego środka trwałego.

Przykład. Zgodnie z projektem i pozwoleniem na budowę, budynek (środek trwały) składa się z trzech pięter. Przed zakończeniem budowy uzyskano warunkowe pozwolenie na wykorzystywanie parteru budynku. Do momentu otrzymania decyzji o pozwoleniu na użytkowanie całego budynku, nie może być on uznany za zdatny do używania.

___________________
²⁾ Np. ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2016 r. poz. 290 z późn. zm.), określa warunki, jakie muszą spełniać budynki i budowle, aby były zdatne do użytku. Podobnie ustawa z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym określa warunki, jakie należy spełnić, aby pojazd został dopuszczony do poruszania się po drogach publicznych, a tym samym stał się zdolny do użytkowania zgodnie ze swoim przeznaczeniem.

4.23. Jednostka może określić wymogi wewnętrzne związane z dostosowaniem środka trwałego do miejsca i warunków niezbędnych do rozpoczęcia jego użytkowania. W takim przypadku wymogi te powinny określić właściwe merytorycznie komórki organizacyjne, wskazane w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości. Zwykle są to służby techniczne.

Przeznaczenie na własne potrzeby jednostki

4.24. Kolejnym warunkiem uznania składnika aktywów za środek trwały jest przeznaczenie go do wykorzystania, w toku użytkowania, na własne potrzeby jednostki. Środek trwały jest przeznaczony na własne potrzeby wtedy, gdy jednostka będzie go użytkowała w ramach własnej, działalności operacyjnej (statutowej) o charakterze produkcyjnym, usługowym lub handlowym, albo dla celów administracyjnych. Definiując przedmiot własnej działalności operacyjnej (statutowej) jednostka kieruje się kryteriami ekonomicznymi, a nie kryteriami formalno-prawnymi.

Przykład. Niektóre jednostki w statucie lub umowie spółki, w tym także w KRS, mają wpisany szerszy zakres możliwych do realizacji działań niż te, które są faktycznie wykonywane w sposób ciągły i powtarzalny, zgodnie z podstawowym przedmiotem działalności jednostki. Np., jednostka prowadząca działalność produkcyjną może mieć zapisane w umowie/statucie świadczenie usług wynajmu nieruchomości. Jeżeli jednak, zgodnie z kryterium ekonomicznym, wynajem nieruchomości nie stanowi podstawowej działalności operacyjnej tego podmiotu, wynajmowane nieruchomości zaliczane będą do inwestycji. W sytuacjach wątpliwych (długi okres najmu znacznej części nieruchomości, wynajmowanie tylko części budynku ), o zaliczeniu nieruchomości do środków trwałych lub inwestycji przesądzają rozstrzygnięcia przyjęte w polityce rachunkowości.

4.25. W szczególności nie uznaje się za środek trwały składnika aktywów, który jest wprawdzie przedmiotem działalności podstawowej, ale stanowi bezpośredni przedmiot sprzedaży. Jest to towar albo wyrób gotowy.

Przykład. Nie stanowi środka trwałego nieruchomość będąca przedmiotem obrotu w biurze obrotu nieruchomościami. Podobnie nie stanowi środka trwałego samodzielny lokal mieszkalny znajdujący się w zasobach dewelopera. Jednak lokal taki może być uznany za środek trwały, gdy jednostka sprawująca nad nim kontrolę prowadzi dwa segmenty podstawowej działalności - developerską i wynajmu nieruchomości - a lokal ten jest przeznaczony na wynajem.

4.26. Szczególny sposób wykorzystania środka trwałego na potrzeby własne jednostki stanowi jego użyczenie innej jednostce (np. witryna chłodnicza użyczona w celu eksponowania i przechowywania w nim przeznaczonych do sprzedaży wyrobów własnej produkcji), jednak bez utraty kontroli nad danym środkiem trwałym. Inna jednostka korzysta z użyczonych środków trwałych w zamian za szczególne korzyści ekonomiczne, jakie uzyskuje właściciel środka trwałego, inne niż opłaty i czynsze z tytułu leasingu finansowego (np. w postaci zapewnienia lub zabezpieczenia sprzedaży produktów lub usług wytwarzanych lub dystrybuowanych przez jednostkę użyczającą środek trwały).

Przykład. Przedsiębiorstwo produkcyjne użycza sprzedawcom swoich wyrobów regały wystawowe, zaprojektowane specjalnie do ich odpowiedniej ekspozycji handlowej, w celu zwiększenia własnego wolumenu sprzedaży. Jednostka użyczająca regały wystawowe czerpie korzyści ekonomiczne z tytułu zwiększenia przychodów ze sprzedaży wyrobów, tym samym przedmiotowe środki trwałe są wykorzystywane przez tę jednostkę na własne potrzeby, mimo, że znajdują się fizycznie na terenie innej jednostki. Innym przykładem podobnej sytuacji jest wyposażenie piwiarni przekazane przez browar do używania prowadzącej go jednostce, czy chłodziarki przekazane przez producenta (dystrybutora) lodów, do używania w sklepie.

Przykład. Przedsiębiorstwo produkcyjne nabyło specjalistyczne urządzenie wykorzystywane do produkcji komponentów (półfabrykatów), z których składają się jego wyroby gotowe. Komponenty te są wytwarzane przez kooperanta zewnętrznego. Przedsiębiorstwo produkcyjne użyczyło urządzenie swojemu kooperantowi, który wytwarza dla niego przy użyciu tego urządzenia komponenty do produkcji wyrobów. W zamian za użyczenie urządzenia przedsiębiorstwo produkcyjne płaci niższą cenę nabycia komponentów. Warunki umowy użyczenia uniemożliwiają kooperantowi wykorzystywanie urządzenia do produkcji komponentów dla innych jednostek. Jednostka użyczająca urządzenie czerpie korzyści ekonomiczne w postaci niższej ceny nabywanych komponentów. Uznać zatem należy, że urządzenie to jest wykorzystywane przez tę jednostkę na własne potrzeby, mimo, że znajduje się fizycznie na terenie innej jednostki.

4.27. Za użytkowane na własne potrzeby jednostki uznaje się także rzeczowe składniki aktywów (z wyjątkiem nieruchomości), oddane do użytkowania innym jednostkom na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu operacyjnego w rozumieniu KSR nr 5 "Leasing, najem i dzierżawa" lub innej umowy o podobnym charakterze. Nieruchomości oddane do użytkowania innym jednostkom na podstawie tego rodzaju umów są uznawane za wykorzystywane na własne potrzeby jednostki użyczającej wtedy, gdy prowadzi ona działalność polegającą na dzierżawie lub wynajmie nieruchomości, albo wynajmowana część nieruchomości jest nieistotna (nieruchomość jest w większości zajmowana na potrzeby jednostki). W przeciwnym przypadku nieruchomości te są zaliczane do inwestycji, podobnie jak środki trwałe związane z tą nieruchomością (np. grunt, na którym nieruchomość jest posadowiona, windy, kotłownia).

Wartość istotna (dolna granica wartości) środka trwałego

4.28. W przypadku nieistotnej wartości początkowej składnika majątku spełniającego warunki uznania za środek trwały możliwe jest stosowanie uproszczeń.

Polegają one na tym, że tego rodzaju składnik:

a) zostaje ujęty w środkach trwałych i:

- objęty zbiorczym obiektem inwentarzowym (rozdział V),

- stanowi pojedynczy obiekt inwentarzowy, ale pod datą przyjęcia do użytkowania jego wartość początkowa jest jednorazowo odpisywana w ciężar kosztów amortyzacji,

b) nie zostaje ujęty w środkach trwałych, a jego wartość początkowa zostaje jednorazowo odpisana:

- w ciężar kosztów materiałów pod datą oddania do użytkowania, jednocześnie jednak przedmiot objęty zostaje ilościową lub ilościowo-wartościową ewidencją pozabilansową, 

- w ciężar kosztów materiałów pod datą oddania do użytkowania.

4.29. Stosowanie jednego lub jednocześnie kilku uproszczeń, zależnie od cech tego rodzaju składników wymaga ustalenia jednego lub kilku poziomów wartości początkowej.

Przy ustalaniu ich wysokości pod uwagę bierze się:

a) przypuszczalną łączną wartość początkową składników, do których stosowane będą uproszczenia w porównaniu do rocznej sumy kosztów lub/i przychodów lub/i aktywów, bądź aktywów trwałych,

b) warunek, że zastosowanie uproszczeń nie zniekształci istotnie obrazu sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego jednostki,

c) potrzeby ochrony mienia jednostki,

d) przepisy podatkowe; jeżeli nie przeczy to zasadzie istotności, za dolną granicę wartości początkowej składników uznawanych za środki trwałe można przyjąć kwotę określoną w przepisach o podatku dochodowym.

4.30. Poziom(y) istotności wartości początkowej stanowi wartość szacunkową w rozumieniu KSR nr 7 "Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym - ujęcie i prezentacja".

4.31. Według podobnych zasad ustala się:

a) dolną granicę nakładów na ulepszenie (rozdział VII),

b) poziom istotności dla istotnej pozostałości środka trwałego (rozdział VIII).

4.32. Ustalony poziom(y) istotności, a w szczególności dolna granica wartości początkowej środków trwałych wymagają wpisania do przyjętych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości.

Przykład. Składniki aktywów trwałych takie jak: tablety, smartfony, telefony wydane pracownikom mogą być objęte ewidencją bilansową (w przypadku uznania za środek trwały) lub pozabilansową (w przypadku ujęcia w kosztach okresu), zaś dziurkacze, zszywacze, segregatory mogą nie podlegać jakiejkolwiek ewidencji.

Przykład. Jednostka w zasadach (polityce) rachunkowości zapisała, że w przypadku zakupu jednakowych składników majątkowych spełniających definicję środków trwałych, których cena jednostkowa nie przekracza 3.500 zł, ale łączna kwota zakupu przekracza 10.000 zł, podlegają one ujęciu w ewidencji bilansowej środków trwałych jako składniki zbiorczego obiektu inwentarzowego zespolonego rodzajowo (patrz pkt. 5.8) z jednoczesnym dokonywaniem od nich odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych.